کسب‌وکارها همواره باید زیرساخت‌های خودشان را بر اساس نیازهای ایجاد شده تغییر دهند. بعضی از ارائه‌دهندگان سرویس که به سرعت در حال جذب مشتری یا افزایش سطح ترافیک هستند، ممکن است به افزایش مقیاس سریع یا ابزارهایی انعطاف‌پذیر جهت ادغام با پلتفرم‌های سنتی نیاز داشته باشند.
همچنین با توجه به افزایش تعداد کاربران فضای مجازی و حملات سایبری، امنیت از جمله عوامل مهم برای ایجاد تفاوت در بین ارائه‌دهندگان ایمیل سرور محسوب می‌شود. یک ارائه‌دهنده سرویس، نیاز به راهکاری برای ایمیل سرور دارد که با هزاران دامنه و صدها هزار صندوق پیام کار کرده و در موارد زیر نیز به آنها کمک کند:
- جذب مشتریان وفادار؛
- افزایش متوسط درآمد به ازای هر کاربر عضو؛
- کاهش نرخ ریزش مشتری؛
- کاهش هزینه‌های کاری.
اگر زیرساخت فعلی شما باعث افت عملکرد و مانع از توسعه کسب‌وکارتان شده، توصیه می‌شود که به فکر ایجاد یک تغییر اساسی باشید. ابتدا باید مشخص کنید که برای ایجاد چنین تغییری باید به دنبال چه مواردی باشید؟
در این مقاله موارد زیر را مورد بررسی قرار می‌دهیم:
- چه شخصی باید الزامات راهکار ایمیل سرور جدید را مشخص کند؛
- چه شخصی باید تحقیقات را انجام دهد؛
- در فرایند تصمیم‌گیری جهت انتخاب ارائه‌دهنده ایمیل سرور، چه اشخاصی دخیل هستند؛
- مهاجرت از یک راهکار به راهکار دیگر چقدر زمان می‌برد؛
- بررسی توصیه‌های کارشناسان این حوزه که خودشان این فرایند را طی کرده‌اند.
چه افرادی الزامات مورد نیاز برای انتخاب ارائه‌دهنده ایمیل سرور را مشخص می‌کنند؟
با توجه به مواردی مثل مقیاس‌پذیری، انعطاف‌پذیری و امنیت برای مشخص کردن الزامات اولیه باید به یک فرد فنی مثل ادمین سیستم، توسعه‌دهنده یا مدیر ارشد فناوری مراجعه کنیم.
“در شرکت ما، ادمین‌های سیستم کار تحقیق را انجام می‌دهند. آنها یک فهرست کوتاه تهیه کرده و مزایای هر ارائه‌دهنده ایمیل سرویس را مشخص می‌کنند. جستجوی دیدگاه‌های شرکت‌های همکار یا کاربران اینترنت هم می‌تواند مفید باشد.”
Jessica Gatliff ، تحلیلگر مطالعات داده در Free-Hotspot.com
“در حالت کلی بهتر است که همه بخش‌های سازمان بتوانند دیدگاه خودشان درباره امکانات مورد انتظار از یک راهکار جدید را بیان کنند. همه این افراد با سیستم فعلی مشکلی دارند یا مایلند که ویژگی‌های ایده‌آل‌شان را در سیستم جدید ببینند در نتیجه مشارکت آنها از همان شروع کار در قالب یکسری پرسشنامه می‌تواند مزایای زیادی برای انتخاب سیستم مناسب داشته باشد.”
Andrew Roderick، مدیرعامل اجرایی در CreditRepairCompanies.com
در یک راهکار ایمیل سرور به دنبال چه خصوصیات و امکاناتی باشیم؟
هر سازمانی نیازهای خاصی دارد بنابراین یک پاسخ کلی برای پاسخ به این پرسش وجود ندارد اما ارائه‌دهندگان سرویس معمولاً جنبه‌های زیر را در نظر می‌گیرند:
- مقیاس‌پذیری: زیرساخت‌ها را باید با در نظر گرفتن این ویژگی بسازید. مقیاس‌پذیری مهم‌ترین جنبه‌ای است که باید در هنگام انتخاب یک راهکار ایمیل سرور در نظر داشته باشید چون قابلیت گسترش و توسعه کسب‌وکارتان در آینده به این موضوع بستگی دارد.
- قابلیت اطمینان: وقتی راهکار مورد استفاده شما از کار بیفتد، کسب‌وکارتان هم دچار اختلال می‌شود بنابراین تحقیقات لازم را انجام داده و مطمئن شوید که راهکار انتخابی شما قابل اطمینان است.
- کاربردپذیری: حتی راهکارهای قوی هم، اگر به راحتی قابل پیاده‌سازی و استفاده نباشند فاقد ارزش هستند چون امکان بهره‌گیری از پتانسیل آنها به صورت کامل وجود ندارد. همچنین هر چقدر استفاده از یک رابط کاربری سخت‌تر باشد، سربار ایجاد شده برای بخش پشتیبانی از مشتریان هم بیشتر خواهد بود.
- کارایی: از دیدگاه فنی، باید قابلیت‌های هر راهکار را با دقت تحلیل کنید و برای انجام این کار شرایط خودتان را هم در نظر بگیرید. بعضی از راهکارهای ایمیل سرور وقتی برای 10 هزار حساب کاربری استفاده شوند عملکرد قابل قبولی دارند اما باید بررسی کنید آیا برای 500 هزار کاربر هم دارای عملکرد صحیحی هستند؟
- امنیت: امنیت داده‌های مشتریان باید اولویت‌تان باشد. هر راهکار ایمیل سروری که انتخاب می‌کنید، مطمئن شوید که این راهکار از فناورهایی مثل DKIM، DMARC و SPF استفاده می‌کند.
- پشتیبانی: شرکت‌ها معمولاً پشتیبانی ارائه شده توسط ارائه‌دهنده ایمیل سرور را جزو عوامل مهم برای تصمیم‌گیری و انتخاب در نظر نمی‌گیرند اما فراموش نکنید که در صورت مهاجرت از پلتفرمی به پلتفرم دیگر، امکان بروز مشکل وجود دارد. بدون شک در چنین شرایطی دسترسی به خدمات پشتیبانی می‌تواند بسیار مفید باشد.
- سابقه: با توجه به سابقه ارائه‌دهنده سرویس در بازار، می‌توانید از سطح تخصص آن استفاده کنید.
- قیمت‌ها: اگرچه قیمت نباید جزو عوامل تعیین‌کننده باشد چون به هر حال شما به دنبال بهترین راهکار جهت رفع نیازهای خودتان هستید اما مسلماً هر سازمانی بودجه نامحدودی برای خرج کردن ندارد. در نتیجه قیمت همچنان مهم است.
همچنین آشنایی با مدل کسب‌وکار ارائه‌دهندگان خدمات میزبانی ایمیل می‌تواند باعث انتخاب بهتر این سرویس برای سازمان‌تان بشود.
چه شخصی مناسب‌ترین راهکار ایمیل سرور را انتخاب می‌کند؟
در حالت ایده‌آل، همه بخش‌ها باید در فرایند تصمیم‌گیری دخیل باشند چون هر نقش و سمتی مجموعه الزامات خاص خودش را دارد. مدیر ارشد فناوری، ادمین سیستم و توسعه‌دهندگان باید جنبه‌های فنی راهکار ایمیل سرور را در نظر بگیرند. این افراد باید اطمینان یابند که این راهکار با سایر راهکارهای مورد استفاده سازمان قابل ادغام بوده و امنیت داده‌های مشتریان را حفظ می‌کند.
در مقابل، تیم‌های فروش و بازاریابی معمولاً به امکانات کلی توجه دارند. هدف اصلی آنها فروش سرویس به مشتریان است در نتیجه باید مطمئن شوند که راهکار جدید کلیه نیازهای مشتریان را برآورده می‌کند. آنها همچنین می‌توانند دیدگاه‌های موجود در فضای آنلاین را جستجو کرده یا از سایر شرکت‌های صنعت خودشان (حتی رقبا) درخواست کنند تا دیدگاه‌های‌شان را مطرح کنند.
“درس گرفتن از سایر شرکت‌هایی که قبلاً این مسیر را طی کرده‌اند، به حذف راهکارهایی با کیفیت کمتر، تشخیص ویژگی‌ها و ضوابط کلیدی و قرار گرفتن در جریان قیمت‌ها کمک می‌کند.”
Bruce Hogan ، مدیرعامل اجرایی در SoftwarePundit
این فرایند برای هر سازمانی متفاوت است اما به صورت کلی باید به نکات زیر توجه کنید:
- تأمین امنیت، بهره‌وری از کل امکانات و عملکرد صحیح محصول برای مدیر ارشد فناوری بسیار مهم است. مدیران ارشد فناوری نمی‌خواهند نگران حل مشکلات باشند و تیم توسعه هم مایل نیست که مجبور به اصلاح یا ادغام محصولات ناقص شود.
- بخش بازاریابی و فروش به ویژگی‌ها و امکاناتی که می‌توانند از آنها استفاده کنند اهمیت می‌دهند.”
Andrus Purde، مدیرعامل اجرایی در Outfunnel
نظر و بازخورد تیم پشتیبانی هم مفید است. به هر حال مشتریان در صورت بروز مشکل باید با تیم پشتیبانی تماس بگیرند. در نتیجه اعضای این تیم می‌توانند با ارائه دیدگاه‌های کاربردی باعث سنگین شدن کفه ترازو به نفع یک راهکار خاص شوند.
نکته آخر اینکه مدیر ارشد امور مالی یا مدیرعامل اجرایی حرف آخر را درباره بودجه می‌زنند.
“پس از امضا و تکمیل همه مراحل و تحویل‌شان به من، مجوز نهایی را صادر می‌کنم.”
Brett Downes، مدیر بازاریابی در Studio Fifty-Four
همچنین بهتر است که دو یا سه گزینه در اختیار مدیرعامل اجرایی باشد تا بتواند انتخاب را بین آنها انجام دهد.
“معمولاً بهتر است که از سناریوی 3 رده استفاده کنیم. یعنی یک راهکار ایده آل، یک راهکار خوب و ارزان‌ترین راهکار را مشخص کنیم. مقایسه این سه مورد به مدیرعامل اجرایی و مدیر مالی کمک می‌کند تا با هم درباره انتخاب بهترین راهکار تصمیم‌گیری کنند.”
Daniel Foley، مشاور
• همچنین پیشنهاد می شود: ایمیل سرور آیس وارپ – IceWarp و جایگزین مناسب آن
پیاده‌سازی یک راهکار ایمیل سرور جدید چقدر زمان می‌برد؟
پاسخ این پرسش نیز برای هر سازمانی متفاوت است. بنا بر تجربه ما، ممکن است انجام این کار طی چند ماه تا یک سال زمان ببرد چون این موضوع بستگی به اندازه سازمان، تعداد افراد دخیل در فرایند تصمیم‌گیری، تعداد مشتریانی که باید مهاجرت کنند و اندازه تیم فنی داخلی دارد.
“اگرچه یک زمانبندی مشخص برای این کار وجود ندارد اما مهم است که وقت کافی برای انجام درست این کار صرف کنید چون قطعاً مایل نیستید که پس از گذشت مدتی کوتاه دوباره مجبور به مهاجرت شوید.”
Daniel Foley، مشاور
“برای مثال دوره تحقیق ممکن است تا 5 ماه زمان ببرد. بسته به ابعاد سازمان، انتخاب ارائه‌دهنده ایمیل سرور جدید یک فرایند طولانی و پیچیده است. شناسایی و برقراری ارتباط با ارائه‌دهندگان راهکارهای انتخاب شده معمولاً 1 الی 2 ماه و ارزیابی، مذاکره و انتخاب راهکار برنده 2 الی 3 ماه زمان می‌برد.”
Bruce Hogan، مدیرعامل اجرایی در SoftwarePundit
“پس از انتخاب ارائه‌دهنده سرویس، کارها کمی روان‌تر می‌شوند. برای مثال شرکت VentraIP که دارای بزرگترین میزبان وب خصوصی و ثبت‌کننده نام دامنه در استرالیا و یکی از مشتریانمان است فقط ظرف 3 ماه، تنظیم و راه‌اندازی سرور جدید را انجام داد. با توجه به خطر و پیچیدگی مهاجرت بین پلتفرم‌های ایمیل مختلف، قابلیت مهاجرت خودکار Axigen از اهمیت ویژه‌ای برخوردار بود. عملکرد پشتیبانی و مدیریت پروژه Axigen در کل این فرایند فوق‌العاده بود و به ما امکان داد با حداقل ایجاد اختلال در سیستم‌های مشتریانمان کار انتقال را انجام دهیم. تجربه و تخصص Axigen ارزش فوق‌العاده‌ای دارد.”
Alex Breedon ، مدیر فناوری اطلاعات در Gibtelecom
مهاجرت ایمیل سرور با Axigen
با Axigen مهاجرت ایمیل سرور آسان‌تر از همیشه شده است. دلایل تبدیل Axigen به انتخاب اول صدها ارائه‌دهنده سرویس، عبارتند از:
- زمان نصب 10 دقیقه‌ای: Axigen به صورت یک پکیج ارائه شده که می‌توانید آن را فقط ظرف 10 دقیقه نصب و فعال کنید؛
- مهاجرت خودکار: می‌توانید با ریست کلمه عبور کاربران خود، ایمیل سرور سنتی‌تان را جابجا کنید؛
- دسترسی به سرویس‌های مدیریت شده: می‌توانید از تخصص تیم Axigen برای مدیریت و نظارت بر پلتفرم خود استفاده کنید؛
- هزینه‌های مالکیت بسیار مناسب: مدل صدور مجوز بر اساس میزان استفاده شما تنظیم می‌شود؛
- امکانات انعطاف‌پذیر برای تنظیم برند: می‌توانید برند مشتریان خودتان را بر روی WebMail و WebAdmin تنظیم کنید؛
- پشتیبانی شبانه‌روزی: میانگین زمان پاسخ فقط 2 ساعت است.
منبع: axigen
