عوامل موثر در انتخاب یک سرویس ایمیل مناسب
اگرچه استفاده از جی‌میل (Gmail) یا یاهو (Yahoo) برای همه ارتباطات کاری در مشاغل محلی کوچک، بسیار رایج است اما اجرای این راهکارها در محیط‌های کاری بزرگ چندان مناسب نیست.
استفاده از آدرس ایمیلی با پسوند gmail.com چندان حرفه‌ای به نظر نمی‌رسد. اگر قصد گسترش مقیاس کسب‌وکارتان را دارید، باید از یک دامنه حرفه‌ای‌تر استفاده کنید. همچنین سازمانی که رشد می‌کند و دارای چندین بخش مختلف است باید یک سیستم ایمیل بر روی دامنه کسب‌وکار خود داشته باشد. حتی تیم کوچکی متشکل از مدیران فروش هم ممکن است برای مدیریت ارتباط با مشتریان بالقوه‌شان نیاز به حساب ایمیل کاری داشته باشند.
برای انتخاب یک ارایه‌دهنده سرویس ایمیل، نباید از عوامل مؤثر هزینه، امکانات و امنیت غافل شوید. در ادامه هر یک از این موارد را مورد بررسی قرار می‌دهیم.
1. هزینه
در گذشته تنظیم سرور ایمیل اقدام پرهزینه‌ای بود ولی خوشبختانه ارایه‌دهندگان سرویس ایمیل امروزی معمولاً مبتنی بر فناوری ابر هستند. در نتیجه تنظیمات خاصی انجام نمی‌دهند و هیچ هزینه‌ای صرف اجرای این فرایند نمی‌کنند. چنین سرویس مبتنی بر ابری بر اساس تعداد کاربران مورد نیاز شما (تعداد حساب‌های ایمیل متمایز) قیمت‌گذاری می‌شود. این روش مقیاس‌پذیری زیادی دارد و فقط با توجه به تعداد آدرس‌های مورد نیاز کسب‌وکارتان، هزینه اندکی را پرداخت می‌کنید. همچنین نکته حائز اهمیت در مقایسه با ایمیل سرورهای گذشته، مزایای ارایه ایمیل سرور ابری توسط شرکت‌های ارایه‌دهنده خدمات اینترنت نیز می باشد.
لازم به ذکر است که می‌توانید سرور ایمیل خودتان را تنظیم و راه‌اندازی کنید. اسکریپت‌های اوپن سورس مختلفی برای انجام این کار وجود دارد اما مالکیت و نگهداری از یک سرور با هزینه‌های زیادی همراه است. انجام این کار همچنین نیاز به تخصص زیادی دارد. از این رو توصیه می‌شود از انجام آن خودداری کنید.
2. امکانات
مهم‌ترین ویژگی برای یک کسب‌وکار از منظر عملیاتی امکانات سرور ایمیل هستند. کار ارایه‌دهنده سرویس ایمیل، فراتر از ایجاد یک آدرس ایمیل برای هر کدام از کارمندان‌تان است. علاوه بر الزامات پایه مثل فضای زیاد جهت ذخیره اطلاعات، رابط کاربری قابل درک و محدودیت‌های استاندارد (از نظر نوع و حجم فایل‌های ارسالی)، موارد زیر نیز تعدادی از ویژگی‌های حیاتی و مهم یک سرور ایمیل هستند:
- Catch-all: بعضی از ارایه‌دهندگان سرویس ایمیل این قابلیت بسیار مهم را به صورت پیش‌فرض ارایه نمی‌دهند. ویژگی Catch-all امکان ارسال همه ایمیل‌های ورودی (که برای هیچ یک از کاربران معین، ارسال نشده‌اند) به یک شناسه مشخص را فراهم می‌کند. کاربرد این ویژگی در زمان‌هایی است که ایمیل‌های مهمی به آدرس کارمند خاصی ارسال می‌شوند که دیگر در شرکت شما حضور ندارد. چنین ایمیل‌هایی به یک آدرس فعال ارسال می‌شوند و امکان رسیدگی سریع به آنها وجود دارد.
- فیلتر اسپم: باید ایمیل‌های ناخواسته که علاوه بر اتلاف وقت کارمندان و منابع، فضای ذخیره اطلاعات را مصرف می‌کنند فیلتر شوند. ارایه‌دهنده سرویس ایمیل باید یک فیلتر اسپم قوی داشته باشد که همه پیام‌های هرز را مسدود کند. البته حساسیت چنین فیلتری نباید آنقدر زیاد باشد که پیام‌های معمولی و سالم را هم مسدود کند. اگر ارایه‌دهنده سرویس ایمیل مد نظرتان، سابقه خوبی در فیلتر اسپم ندارد، بهتر است از ابزارهای شخص ثالث و حرفه‌ای در این زمینه استفاده کنید. علاوه بر اسپم، سرویس ایمیل باید پیام‌ها را اسکن و اسکریپت‌های بدافزاری را مسدود کند اما سازمان‌ها معمولاً یک آنتی‌ویروس اختصاصی با قابلیت اسکن ایمیل‌ها دارند. پس نیازی به ارایه چنین قابلیتی توسط ارایه‌دهنده سرویس ایمیل نیست.
- ادغام: شرکت‌های بزرگ مثل گوگل و مایکروسافت تخصص بسیار زیادی در حوزه مربوط به ادغام دارند. با پرداخت هزینه برای یک آدرس ایمیل گوگل، به سایر محصولات این شرکت مثل گوگل درایو، تقویم و هنگ‌آوتس هم دسترسی خواهید داشت. این ابزارها برای کسب‌وکارها هم بسیار مفید هستند و به شرکت‌ها مزیت رقابتی می‌دهند. کارمندان سازمان‌ها معمولاً از تقویم و سرویس درایو گوگل استفاده می‌کنند. البته انجام این کار چندان امن نیست.
3. امنیت
سرورهای ایمیل، و امنیت سرور ایمیل از اهمیت بسزایی برخوردار است و ستون اصلی برقراری ارتباط برای مشاغل محسوب می‌شوند. حتی اگر سازمان شما از ابزارهای شخص ثالثی مثل دراپ باکس، ترلو و سیلزفورس برای مدیریت پروژه‌های کاری مختلف استفاده می‌کند، همه این حساب‌ها همچنان به آدرس ایمیل شما ارتباط دارند. هک آدرس ایمیل می‌تواند امکان دسترسی افراد غیرمجاز به سایر حساب‌های شما را هم فراهم کند.
علاوه بر امکان لو رفتن اطلاعات تجاری محرمانه، کارمندانی که با تراکنش‌های مالی سروکار دارند در معرض حملات جعل توسط هکرهایی قرار دارند که نقش یک مرجع مالیاتی یا بانک را بازی می‌کنند. پایبندی به استانداردهای امنیتی مثل SPF[1] (فریم ورک سیاست فرستنده) و DMARC[2] (احراز هویت، گزارش‌دهی و تطبیق دهی بر اساس دامنه) نقش چشمگیری در مقابله با این حملات جعل دارد.
رمزنگاری نیز از جمله جنبه‌های مهم امنیت ایمیل است. توجه کنید که همه متون رمزنگاری شده به یک اندازه امن نیستند و رمزگشایی اطلاعات بستگی به کلیدهای مورد استفاده دارد. به طور کلی، امنیت یک کلید رمزنگاری AES 256 حدوداً 7 برابر AES 128 بیتی است. رمزنگاری سرتاسری حتی برای سرویس‌های ایمیل محبوب مثل جی‌میل جزو امکانات استاندارد محسوب نمی‌شوند. با رمزنگاری سرتاسری، می‌توانید از سرقت کلیدها توسط هکرها و استفاده از آن برای رمزگشایی اطلاعات پیشگیری کنید. اگرچه در این روش هم امکان اجرای حملات مرد میانی از لحاظ فنی وجود دارد ولی به صورت کلی این استاندارد نقش مؤثری در افزایش ایمنی ارتباطات شغلی دارد.
از جهات مختلف با توجه به ارتباط هر آدرس ایمیل به دستگاه‌ها و برنامه‌های کاربردی مختلف، ایمن‌سازی آن بسیار مهم است. در هر صورت ایمیل یک ابزار کاربردی است و کسب‌وکارها معمولاً به دنبال محصولاتی با قابلیت مقیاس‌پذیری و ادغام گسترده هستند. به عنوان یک مدیر ارشد اطلاعات، باید پیش از انتخاب یک سرویس ایمیل برای سازمان خودتان، جنبه‌های فنی و عملیاتی آن را بررسی کنید.
[1] Sender Policy Framework
[2] Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance
