با وجود پیشرفت‌های صورت گرفته در حوزه ابزارهای همکاری سازمانی مثل تلفن‌های اینترنتی، نرم‌افزارهای ویدیو کنفرانس، پیام‌رسان‌های فوری و گفتگوهای گروهی، ایمیل همچنان از جمله ابزارهای اصلی ارتباطی محسوب می‌شود. هکرها هم تلاش می‌کنند تا ایمیل‌ها را با حملات فیشینگ و باج‌افزارهای مختلف مورد هدف قرار دهند و از آن برای تحقق اهدافی مثل جاسوسی، اخاذی، سرقت و تحریف داده‌ها سوءاستفاده کنند؛ بنابراین سیاست امنیت ایمیل جزو اولویت‌های اصلی تیم‌های امنیت فناوری اطلاعات محسوب می‌شود.
در این مطلب کاربرد سیاست امنیت ایمیل و اجزای آن را مورد بررسی قرار می‌دهیم و نکاتی برای شیوه ایجاد و پیاده‌سازی یک سیاست کارآمد برای سازمان‌ها مطرح می‌کنیم.
چرا به سیاست امنیت ایمیل نیاز داریم؟
اگرچه ایمیل قدمت طولانی دارد ولی کاربران همچنان درک کاملی نسبت به مخاطرات این فناوری قدیمی ندارند و از روش‌ها و رفتارهای نادرستی استفاده می‌کنند. در حالی که کاربران ایمیل باید با ریسک‌های بالقوه از جمله ریسک مالکیت معنوی و پولی آن برای سازمان‌ها، اصول توصیه شده امنیت ایمیل و همچنین اصول شیوه استفاده از ایمیل آشنا باشند.
اطلاع داشتن از اصول اولیه کسب‌وکارها باید امنیت ایمیل را در اولویت کاری‌شان قرار دهند. سیاست امنیت ایمیل باید به‌گونه‌ای تدوین و تنظیم شود که آموزنده، مختصر و شامل جزئیات لازم باشد، حس امنیت کاذب را از بین ببرد و مجموعه‌ای جامع از آموزش‌ها را در اختیار کارمندان قرار دهد. 
یک سیاست امنیت ایمیل جامع شامل چه نکاتی است؟
کلیه کارمندان حرفه‌ای و غیرحرفه‌ای می‌بایست پس از مراجعه به سیاست امنیت ایمیل، پاسخ پرسش‌ها و دغدغه‌های‌شان را بیابند. این سیاست باید شامل بخش‌های زیر باشد:
- یک بررسی اجمالی از هدف و محدوده کلی سیاست؛
- اطلاعات مربوط به مالکیت حقوقی محتوای ایمیل و انتظارات موجود درباره حریم خصوصی؛
- جزئیات سیاست‌های سازمان در زمینه حفظ و پشتیبان‌گیری از ایمیل‌ها؛
- دیدگاه سازمان درباره استفاده یا سوءاستفاده کارمندان/کاربران از سیستم ایمیل؛
- محتوای آموزنده درباره امنیت ایمیل از جمله تهدیدات بالقوه (ویروس‌ها، بدافزارها، فیشینگ و غیره) و رفتارهایی که منجر به وقوع سرقت یا از دست رفتن داده‌ها می‌شوند؛
- نکاتی درباره بهترین شیوه حفاظت از کاربران و مشاغل در برابر تهدیدات امنیت ایمیل؛
- منابع قابل استفاده درباره امنیت ایمیل و افرادی که قابلیت پاسخ به سؤالات کارمندان را دارند.
مراحل تدوین یک سیاست امنیت ایمیل
با توجه به تشابه زیاد بین تهدیدات و مخاطرات امنیتی موجود، سیاست امنیت ایمیل برای همه سازمان‌ها باید از یک خط مشی مشترک پیروی کند. البته شیوه نوشتن این سیاست بر اساس شرایط کسب‌وکارها متفاوت است و موارد مختلفی را در بر می‌گیرد. با اجرای گام‌به‌گام مراحل زیر می‌توانید یک سیاست امنیت ایمیلی را از صفر تدوین کنید.
- بهتر است یک الگوی آماده از سیاست‌های امنیتی انتخاب کنید: مؤسسه SANS مجموعه‌ای از الگوهای آماده برای سیاست‌های امنیتی از جمله سیاست‌های مربوط به حفاظت از ایمیل و امنیت ایمیل دارد.
- ویرایش سیاست یا سیاست‌های الگوی آماده: الگوی انتخابی‌تان را می‌توانید بر اساس فرهنگ، اندازه و سطح تکامل سازمان و با توجه به نیازهای‌تان ویرایش کنید. همزمان نیز می‌توانید پیام آن را به‌نحوی تنظیم کنید که بیشترین تأثیر را بر روی کاربران نهایی داشته باشد.
- مطمئن شوید که پیکربندی‌ها و فناوری‌های امنیت ایمیل شما متناسب با این استانداردها تنظیم شده‌اند: هدف اصلی از ارایه ابزارهای امنیت ایمیل مختلف مثل فیلترهای اسپم، سندباکس‌ها، ابزارهای مقابله با بدافزار، آنتی‌ویروس‌ها و ابزارهای رمزنگاری حفاظت از کاربران در برابر تهدیدات مختلف است. این ابزارها باید بر اساس سیاست امنیت ایمیل نوشته و پیاده‌سازی شوند.
- ایجاد طرحی برای تأیید/ تصدیق سیاست‌ها: باید راهی برای اطمینان از خواندن و پذیرش دستورالعمل‌ها توسط کاربران وجود داشته باشد. این کار از طریق الزام کاربران به امضای بخش پایانی ایمیل به همراه قابلیت پیگیری جلسات آموزش امنیت ایمیل قابل انجام است.
- پیاده‌سازی طرح‌های آموزشی و واکنش به حادثه: باید رویه‌هایی برای الزام به استفاده صحیح از ایمیل و همچنین قابلیت پاسخ سریع به سؤالات کاربران و واکنش به حوادث وجود داشته باشد.
سیاست‌های امنیت ایمیل چگونه پیاده‌سازی می‌شوند؟
روش‌های پیاده‌سازی سیاست امنیت ایمیل با توجه به سطح رشد و تکامل هر سازمانی متفاوت است. کارمندان فعال در کسب‌وکارهای قدیمی که تجربه پیروی از سیاست‌های مشابه برای سایر فناوری‌های سازمان را دارند معمولاً در مسیر درک و اجرای الزامات امنیت ایمیل با مشکلات جدی مواجه نمی‌شوند.
بهتر است سازمان‌های جدید و نوپا زمان بیشتری جهت اعمال این سیاست‌ها صرف کنند. آموزش‌های منظم و اجباری در چنین محیط‌هایی که ممکن است کارمندان در آنها پایبندی چندان زیادی به سیاست‌ها نداشته باشند، کارایی بیشتری دارند.
منبع: techtarget
