انتخاب ارائه دهنده سرویس ایمیل یا ESP
سازمان‌ها معمولاً برای ارسال و دریافت ایمیل وابسته به ارایه‌دهندگان سرویس ایمیل یا ESP (به انگلیسی: email service provider) هستند. شرکت‌های ارایه‌دهنده می‌توانند به طراحی بهتر ایمیل، مدیریت فهرست مشترکان، فعالیت در چارچوب قانون و ارزیابی دقیق و کارآمد نتایج کمک کنند. البته ممکن است نیازهای شما در طی گذر زمان دستخوش تغییرات شوند.
در صورت برخورد مشکل با ESP فعلی خودتان بنا به دلایلی مثل افزایش تعداد یا حجم ایمیل‌های ارسالی، عدم پشتیبانی از یکسری قابلیت‌های مهم یا پشتیبانی ضعیف، توصیه می‌شود در پی همکاری با یک شرکت دیگری باشید.
با توجه به وجود صدها شرکت ارایه‌دهنده خدمات ایمیل در بازار با سرویس‌ها و قابلیت‌های متمایز و منحصربفرد، ممکن است انتخاب بهترین گزینه برای شما چندان آسان نباشد.
در هنگام بررسی گزینه‌ها باید اطمینان یابید که قابلیت‌ها و امکانات ارایه‌دهنده سرویس ایمیل منتخب‌تان، نیازهای فعلی شما را رفع می‌کنند و با رشد طرح و برنامه‌های سازمانی‌تان در طی گذر زمان، همچنان امکان پشتیبانی از آنها را خواهند داشت.
خوشبختانه برای انتخاب بهترین ESP نیازی به استفاده از حس ششم ندارید! فقط کافیست در هنگام مصاحبه و پرس‌وجو از شرکت‌های ارایه‌دهنده سرویس ایمیل تمام جوانب کار را مدنظر قرار دهید. به خصوص برای کسب و کارهای کوچکتر اینکه سرویس ایمیل مورد استفاده کسب‌وکارهای کوچک و متوسط باید شامل چه ویژگی‌هایی باشد امری بسیار مهم است.
مدیریت فهرست‌ها
عملکرد هوشمندترین فرستنده‌های ایمیل هم بستگی به کیفیت فهرست‌های مورد استفاده آنها دارد.
ESPها دارای مجموعه‌ای از امکانات مختلف هستند. این قابلیت‌ها بر روی کمک به تهیه و حفظ فهرستی پاکیزه متشکل از مخاطبان علاقمند به دریافت پیام تمرکز دارند. تعدادی از سوالاتی که باید درباره این موضوع بپرسید عبارتند از:
- آیا سرویس شما امکان شخصی‌سازی تنظیمات و پیام‌ها را فراهم می‌کند؟
- چگونه از قابلیت رسیدگی به سلایق مشتریان پشتیبانی می‌کنید؟
- آیا امکان الویت‌بندی درخواست‌های مشترکان برای کاهش فواصل زمانی ارسال پیام وجود دارد؟
- آیا امکان تنظیم قابلیت انصراف از دریافت ایمیل وجود دارد؟
- آیا مشتریان شما می‌توانند صفحه اشتراک دریافت ایمیل را مدیریت و شخصی‌سازی کنند؟
- آیا می‌توانیم قوانین خاصی برای هر ارایه‌دهنده صندوق ایمیل تنظیم کنیم یا قوانین به همه آنها اعمال می‌شوند؟
- آیا می‌توانیم تعداد دفعات ارسال ایمیل را برای مشترکان لغو شده کاهش دهیم؟
- آیا انعطاف‌پذیری لازم برای فعال‌سازی قابلیت یک یا دو بار ثبت‌نام را در اختیار داریم؟
- آیا می‌توانیم hard bounce[1] و soft bounce را تنظیم کنیم؟ آیا می‌توانیم به آدرس‌هایی که معتقدیم به اشتباه از آنها صرف نظر شده، ایمیل ارسال کنیم؟
قابلیت‌های گزارش‌دهی
شرکت‌های ESP قابلیت‌های مختلفی در زمینه گزارش‌دهی دارند. برای پیشگیری از ارسال انبوهی از اطلاعات برای اعضای تیم خودتان (یا عدم ارسال اطلاعات کافی)، باید تصمیم بگیرید که شما و اعضای تیم به کدام داده‌ها نیاز مبرمی دارید و وجود کدام داده‌ها خوب است اما ضروری نیست.
می‌توانید با پرسیدن سؤالات زیر دیدگاه جامعی نسبت به قابلیت‌های گزارش‌دهی یک ESP به دست آورید:
- برای ارزیابی کارزار ارسال ایمیل، چه داشبوردی در اختیارمان قرار می‌گیرد؟
- چگونه باز شدن ایمیل‌ها را مشخص می‌کنید؟ آیا مواردی که توسط سیستم حفاظت از حریم خصوصی ایمیل اپل باز شده‌اند را نادیده می‌گیرید یا آنها را هم جزو ایمیل‌های باز شده محسوب می‌کنید؟
- آیا قابلیت گزارش‌دهی بلادرنگ از داده‌ها را دارید؟
- چگونه می‌توانیم گزارش Hard bounce و Soft bounce را مشاهده کنیم؟ آیا به کدهای مربوط به Bounce و دلایل آن دسترسی داریم؟
- آیا امکان پیگیری نرخ تبدیل وب‌سایت (تبدیل بازدیدکننده به مشتری) و نرخ کلیک را داریم؟
- آیا امکان تولید گزارش تعداد ایمیل‌های ارسالی، تحویل داده شده و تحویل نداده شده را دارید؟
- آیا امکان تهیه گزارش درباره پیام‌های فوروارد شده را دارید؟
- آیا می‌توانیم به داده‌های مربوط به شکایت‌ها و لغو اشتراک ایمیل دسترسی داشته باشیم؟
- چه چرخه‌های بازخوردی برای آی‌پی‌ها وجود دارد؟
- آیا الزامی برای ادغام این سیستم با یک سیستم مدیریت ارتباط با مشتری خاص وجود دارد؟
- چگونه اطلاعات هویتی و سایر مسائل مربوط به حریم خصوصی داده‌ها را مدیریت می‌کنید؟
ارسال و زمانبندی ایمیل
فرایندهای فعلی ارسال ایمیل را بازبینی و حوزه‌هایی را که باید با تغییر ارایه‌دهنده سرویس ایمیل ثابت بمانند مشخص کنید. برای مثال اگر وابستگی زیادی به یک تست [2]A/B یا قابلیت‌های زمانبندی دارید، مطمئن شوید که این قابلیت‌ها در دسترس هستند و استفاده از آنها نیز راحت است.
تعدادی از سوالاتی که باید در این زمینه بپرسید عبارتند از:
- آیا می‌توانید در فرایند انجام تنظیمات با ما همراهی کنید؟
- آیا امکان تنظیم محدودیت ارسال ایمیل برای چند ساعت یا چند روز وجود دارد؟
- آیا سرویس شما با تنظیمات اتصال و توان عملیاتی که در اینجا به آنها اشاره شده، سازگاری دارد؟
- آیا می‌توانیم ایمیل‌ها را به‌گونه‌ای زمانبندی کنیم که در تاریخ/ساعت خاصی در آینده ارسال شوند؟
- آیا از محتوای پویا پشتیبانی می‌کنید؟
- آیا امکان اجرای تست A/B در این سرویس وجود دارد؟ در این صورت، آیا می‌توانید برای تنظیم و اجرای این تست با ما همراهی کنید؟
- آیا از قابلیت ارسال ایمیل بر اساس انجام (یا عدم انجام) فعالیت‌هایی خاص پشتیبانی می‌کنید؟
امکانات تولید محتوای خلاقانه و اجرای تست
بعضی از ارسال‌کننده‌های ایمیل برای نوشتن محتوای ایمیل و اجرای آزمون‌های ایمیلی به ESP وابسته هستند. اگر شما هم این شرایط را دارید، قطعاً به دنبال یک ESP هستید که مجموعه‌ای از ابزارهای کاربردی برای افزایش جذابیت ایمیل‌های شما را داشته باشد.
یکسری از سوالاتی که در این زمینه باید بپرسید شامل موارد زیر هستند:
- آیا امکان ارسال ایمیل برای یک گروه آزمایشی کوچک، پیش از ارسال آن به صورت انبوه وجود دارد؟
- آیا می‌توانیم ایمیل‌ها را به صورت مستقیم بر روی رابط کاربری شما ویرایش و طراحی کنیم؟
- آیا الگوهای ایمیلی رایگان و قابل شخصی‌سازی دارید؟
حمایت از تیم شما و ارایه پشتیبانی
ارایه خدمات پرسرعت و کارآمد یکی از مهمترین ویژگی‌های یک سرویس ESP کارآمد و حرفه‌ای محسوب می‌شود. در هنگام بررسی این سرویس‌ها، باید درباره تجربیات کاربری و شیوه رسیدگی به درخواست‌های پشتیبانی پرس‌وجو کنید.
هر ارایه‌دهنده سرویس ایمیل باید بتواند اطلاعات لازم را درباره مدل سرویس‌دهی و پشتیبانی خودش ارایه دهد تا مطمئن شوید که پشتیبانی لازم را دریافت می‌کنید.
سوالاتی که در این زمینه باید بپرسید عبارتند از:
- آیا برای اجرای فرایند IP warming[3] به ما کمک می‌کنید؟ چگونه؟
- آیا یک نماینده اختصاصی برای رسیدگی به پرسش‌ها وجود دارد یا باید یک تیکت ارسال کنیم؟
- زمان رسیدگی به تیکت‌ها چقدر است؟
- آیا یک تیم اختصاصی برای رسیدگی به تحویل ایمیل‌ها دارید؟
- چه تعداد کاربر به رابط کاربری ESP دسترسی خواهند داشت؟
زیرساخت ایمیل
زیرساخت می‌تواند تأثیر بسیار چشمگیری بر روی قابلیت تحویل ایمیل‌ها داشته باشد. بنابراین باید مشخص کنید آیا نیاز به تغییری در زیرساخت فعلی برنامه شما وجود دارد یا خیر.
پاسخ‌هایی ESP باید حس اطمینان خاطر نسبت به تغییرات آینده را در شما ایجاد کنند.
سوالاتی که در این زمینه باید بپرسید عبارتند از:
- آیا آی‌پی اختصاصی و همچنین مشترک ارایه می‌دهید؟ آیا محدودیتی برای این آی‌پی‌ها وجود دارد؟
- آیا از DMARC، DKIM و SPF پشتیبانی می‌کنید؟
- آیا چرخه‌های بازخورد شکایت را مدیریت می‌کنید؟ در این صورت از چه چرخه‌هایی پشتیبانی می‌کنید؟
- آیا قابلیت صدور هشدار در صورت بروز مشکل برای یک چرخه بازخورد شکایت یا احراز هویت خاص وجود دارد؟
مراحل پس از انتخاب ESP
پس از انتخاب یک سرویس ESP، باید عملیات انتقال آی‌پی را مدیریت کنید.
در این فرایند باید یک طرح warmup (یا به اصطلاح دست گرمی) جهت حفاظت از دامنه و اعتبار آی‌پی داشته باشید. برای اطمینان از عدم اختلال در این مهاجرت باید نکات زیر را در نظر داشته باشید:
- کار را با گام‌های کوچک شروع کنید. یک طرح warmup داشته باشید که با ارسال تعداد کمی ایمیل در روز شروع شده و به تدریج رشد کند. از انتقال کل حجم پیام‌های خودتان به سیستم جدید در یک بازه زمانی کوتاه خودداری کنید. با اجرای چنین حرکتی ممکن است ارایه‌دهندگان سرویس ایمیل تصور کنند که ایمیل‌های شما اسپم هستند.
- بر روی نرخ تعامل متمرکز شوید. جهت اجرای طرح warmup برای آی‌پی‌های جدیدتان، مناسب‌ترین افراد، مشترکانی هستند که بیشترین تعامل را با شما دارند. هر چقدر تعامل بیشتری برای این آی‌پی‌های جدید کسب کنید، ارایه‌دهندگان سرویس ایمیل نسبت به ارسال ایمیل‌های شما به صندوق ورودی (و نه صندوق اسپم) اطمینان بیشتری پیدا خواهند کرد.
- انعطاف‌پذیر باشید. اگر یک ارایه‌دهنده سرویس ایمیل خاص، ایمیل‌های شما را اسپم در نظر می‌گیرد، طرح warmup را برای آن شرکت خاص کندتر کنید و با مدیر سرویس ایمیل (postmaster) برای حل این مشکل گفتگو کنید.
جمع‌بندی
دقت کنید که یک ارایه‌دهنده سرویس ایمیل می‌تواند شما را وارد مسیر موفقیت یا شکست کند.
با پرسیدن این سوالات می‌توانید مطمئن شوید که یک ESP مناسب انتخاب خواهید کرد و رابطه جدید شما رابطه‌ای مثبت خواهد بود.
پیدا کردن یک ESP جدید و مدیریت مناسب فرایند جابجایی، نیاز به صرف زمان زیادی دارد اما انجام آن به روشی درست نتایج مثبت زیادی خواهد داشت.
همچنین قرار داشتن وضعیت تحویل ایمیل‌ها در حالت مناسب بسیار مهم است چون در این صورت می‌توانید از همه امکانات سرویس ESP جدیدتان بهره‌مند شوید.
[1] وقتی گیرنده قابلیت دریافت ایمیل شما را ندارد، یک ایمیل تحت عنوان Bounce برای شما ارسال می‌شود. ایمیل‌های Bounce شامل دو نوع Hard Bounce و Soft Bounce هستند. در صورتی که هیچ راهی برای ارسال ایمیل به آدرس مدنظرتان وجود نداشته باشد یک ایمیل Hard Bounce و اگر ارسال ایمیل شما بنا به دلایلی یا در آن لحظه امکان‌پذیر نباشد یک ایمیل Soft Bonce دریافت می‌کنید.
[2] در تست A/B با مقایسه دو نسخه از یک وب‌سایت یا اپلیکیشن و با شناخت رفتار مخاطب بهترین تجربه کاربری را به او ارایه می‌دهید.
[3] در صورت افزودن آدرس IP اختصاصی جدید به اکانت کاربری‌تان باید اصطلاحاً آن را گرم کنید. در صورت گذشت بیش از سی روز از زمان ارسال دیتا از آدرس IP، باید مجدداً آن را Warmup کنید.
