نکاتی برای مقابله با مشکل برگشت خوردن ایمیل

ممکن است تاکنون تجربه بازگشت ایمیل‌هایی که ارسال کرده‌اید را به صندوق ورودی‌تان داشته باشید. در این مطلب به بررسی این موضوع آزاردهنده و شیوه پیشگیری از آن می‌پردازیم.

برگشت خوردن ایمیل چیست؟

وقتی امکان تحویل ایمیل شما به آدرس مدنظر وجود ندارد، ایمیل‌تان برگشت می‌خورد یا اصطلاحاً دفع می‌شود. به عبارتی سرور، ایمیل را رد کرده و آن را به دست گیرنده نرسانده است.

چگونه می‌توانید برگشت ایمیل را تشخیص دهید؟

سرور ایمیل یا سرویسی که از آن استفاده می‌کنید معمولاً به شما درباره برگشت یا دفع ایمیل اطلاع می‌دهد. در چنین شرایطی سرورها عموماً اعلان‌هایی شامل اطلاعات زیر ارسال می‌کنند:

• یک پیام خطا درباره SMTP؛
• یک پیام خطای کلی؛
• نام میزبان و آی‌پی ارایه‌دهنده سرویس ایمیل؛
• اطلاعاتی درباره زمان برگشت خوردن ایمیل (تاریخ و ساعت)؛
• شناسه پیام برای ایمیلی که ارسال نشده است.

چه تفاوتی در بین دفع نرم و سخت وجود دارد؟

برگشت یا دفع ایمیل می‌تواند از نوع نرم یا سخت باشد. در ادامه هر یک از این مفاهیم را به صورت مختصر مورد بررسی قرار می‌دهیم.

دفع نرم

دفع نرم معمولاً ناشی از مشکلات موقت است. چنین شکستی می‌تواند در اثر پر شدن صندوق پیام‌های ورودی مخاطب یا مشکلات سرور رخ دهد.

با توجه به عدم پیوستگی این نوع خطا، می‌توانید ایمیل را چندین بار ارسال کنید. احتمال اینکه پیام در نهایت با موفقیت برسد بسیار زیاد است اما اگر سعی کنید ایمیلی را چندین بار ارسال کنید و در صورت عدم موفقیت، باید مخاطب را از فهرست مخاطبانتان حذف کنید.

دفع سخت

دفع سخت شامل ایمیل‌هایی می‌شود که ارسال‌شان برای همیشه غیرممکن است. دلیل رایج دفع سخت این است که آدرس ایمیل گیرنده دیگر وجود ندارد یا اینکه در نوشتن آن دچار اشتباه شدید.

ممکن است طرف مقابل در تایپ آدرس خودش دچار اشتباه شده باشد. دفع سخت می‌تواند برای کارزارهای ارسال ایمیل بزرگ مشکل‌آفرین باشد چون به اعتبار فرستنده آسیب وارد می‌کند و قابلیت تحویل ایمیل را کاهش می‌دهد.

مسیر برگشت چیست؟

وقتی امکان تحویل ایمیلی به آدرس مدنظر وجود ندارد، ایمیل‌های برگشتی به مسیر برگشت ارسال می‌شوند. به مسیر برگشت آدرس دفع، MAIL FROM، مسیر معکوس و غیره هم گفته می‌شود.

شاید تصور کنید که همه ایمیل‌های برگشتی باید به صورت مستقیم برای فرستنده ارسال شوند ولی چنین نیست. حتی در صورت انجام این کار، همچنان ممکن است صندوق ورودی فرستنده پر از پیام و شلوغ شود به‌ویژه برای کارزارهای ارسال ایمیل انبوه.

شرکت‌ها یک مسیر بازگشت مخصوص طراحی می‌کنند که همه این پیام‌ها در آنجا ذخیره، تحلیل و در صورت امکان مشکل‌شان رفع می‌شود.

دلایل برگشت ایمیل‌ها

• پر بودن صندوق ورودی

کاربران معمولاً صندوق ورودی ایمیل‌شان را پاکسازی نمی‌کنند. ممکن است در طی گذر زمان به دلیل ذخیره فایل‌های پیوست و تنظیمات مختلف، ظرفیت صندوق پیام پر شود. برای مثال بعضی کاربران قابلیتی را فعال می‌کنند که منجر به ذخیره همه ایمیل‌ها بر روی سرور می‌شود.

چنین ایمیل‌هایی دانلود و حذف نمی‌شوند بلکه بر روی سرور ذخیره می‌شوند. وقتی این قابلیت فعال باشد، ممکن است صندوق پیام‌های ورودی شخص به سرعت پر شود.

• قابل تحویل نبودن ایمیل

ممکن است دلیل عدم تحویل پیام، اشتباه تایپی آدرس گیرنده باشد. آدرس گیرنده را همواره بررسی کنید تا از صحت آن اطمینان یابید. در هنگام ثبت‌نام کاربران، از آنها بخواهید که آدرس ایمیل را دوبار وارد کنند.

• آدرس‌های ایمیل تعلیق یا مسدود شده

اگر آدرس بعضی از ایمیل‌ها را مسدود کنید یا گیرنده آدرس ایمیل‌تان را مسدود کند، امکان ارسال هیچ پیامی برای مخاطب نخواهید داشت. از طرفی اگر چندین بار سعی کنید به آدرس‌هایی که وجود ندارند پیام ارسال کنید، این پیام به صورت خودکار تعلیق می‌شود. به عبارتی در آینده امکان ارسال پیام به آن آدرس را نخواهید داشت.

همچنین پیشنهاد می‌شود: چگونه قرار گرفتن ایمیل سرور در لیست سیاه را بررسی کنیم؟

• فیلترهای اسپم

بسیاری از افراد و کارزارها از نرم‌افزارهای خاصی برای تشخیص ایمیل‌های ناخواسته، ایمیل‌های حاوی ویروس و غیره استفاده می‌کنند. می‌توانید این نرم‌افزارها را به‌گونه‌ای تنظیم کنید که شرایط خاصی را در پیام‌ها جستجو کنید و در صورت برقراری این شرایط، آنها را مسدود کنند.

همه فیلترهای اسپم کامل و بی‌نقص نیستند و ایمیل‌های سالم و معتبر را معمولاً به پوشه اسپم ارسال می‌کنند. برای مقابله با این مشکل باید آدرس فیزیکی را در ایمیل خودتان درج کنید، اطلاعات بخش From را به صورت صحیح وارد کنید، از عنوان مناسبی استفاده کنید و نرخ تعامل ایمیل‌های خودتان را افزایش دهید تا احتمال ارسال آنها به پوشه اسپم کاهش یابد.

• غلط‌های املایی و تایپی

غلط‌ها و اشتباهات تایپی از جمله مهم‌ترین علل دفع ایمیل‌ها هستند. افراد معمولاً در ورود اطلاعات تماس دچار اشتباه می‌شوند. بهتر است همواره پیش از انجام هر کاری مطمئن شوید که آدرس گیرنده را درست تایپ کرده‌اید.

نکاتی برای رسیدگی به مشکلات دفع ایمیل‌ها

• بررسی نتایج

بعضی از ایمیل‌ها به صورت کلی به نتایج بهتری می‌رسند. برای بخش‌های مختلف ایمیل از جمله قسمت دعوت به اقدام، متن بدنه و عنوان گزینه‌های مختلف را امتحان کنید. با تست A/B (روشی برای مقایسه دو نسخه از یک وب‌سایت یا اپلیکیشن) می‌توانید بهترین نسخه را انتخاب کنید. حتی اگر مشکل دفع ایمیل را ندارید، همچنان باید این کار را به صورت مداوم انجام دهید و بخش‌های مختلف ایمیل را تنظیم کنید تا به بهترین فرمول برسید.

• پیشگیری از شلوغ شدن صندوق ورودی

طبیعی است که شما هم مایل به شلوغ شدن صندوق پیام‌های ورودی خودتان نیستید اما روش مستقیمی برای فیلتر ایمیل‌ها وجود ندارد. بهتر است از ارسال مجدد پیام به آدرس‌هایی که دچار دفع سخت شده‌اند خودداری کنید و برای ارسال مجدد پیام به آدرس‌هایی با دفع نرم تلاش کنید.

به عبارتی، وقتی مشخص شد که آدرسی با مشکل دفع سخت روبرو شده، بلافاصله آن را از فهرست مخاطبان ایمیل‌تان حذف کنید. همزمان، همه موارد دفع نرم را بررسی کرده و پیام‌ها را دوباره به آن آدرس‌ها ارسال کنید. به این ترتیب آدرس‌های اضافه معمولاً از فهرست ایمیل شما حذف می‌شوند.

• استفاده از ابزارهای اتوماسیون و اعتبارسنجی ایمیل

روش‌های زیادی مثل DKIM، SPF و DMARC برای اعتبارسنجی یک دامنه ایمیل وجود دارد اما می‌توانید از ابزارهای دیگری هم جهت بررسی اعتبار ایمیل خودتان استفاده کنید. همچنین می‌توانید ابزارهای اتوماسیون ایمیل مختلف را جهت اجرای اعتبارسنجی‌های لازم، به صورت همزمان و پیش از ارسال پیام بکار بگیرید.

• درخواست تأیید دریافت ایمیل

در صورت عدم اطمینان از تحویل ایمیل‌های‌تان، یک درخواست تأیید دریافت در آنها درج کنید. دقت کنید که بعضی مخاطبان هیچ تأییدی برای شما ارسال نمی‌کنند. همچنین تأیید دریافت مشخص می‌کند که مخاطب، ایمیل شما را دریافت کرده اما به این معنا نیست که آن را خوانده یا باز کرده است.

• حذف آدرس‌های مشکل دار از فهرست مخاطبان

باید آدرس‌هایی با مشکل دفع سخت را از فهرست ایمیل خودتان حذف کنید. این کار را به صورت منظم انجام دهید چون همیشه باید فهرست مخاطبان را فیلتر کرده و فقط مخاطبان با ارزش را حفظ کنید. ارسال ایمیل برای آدرس‌هایی با مشکل دفع سخت هیچ ارزش و فایده‌ای ندارد چون این پیام‌ها قابل تحویل نخواهند بود.

• پیگیری نرخ دفع

پیگیری نرخ دفع نقش مهمی در کاهش برگشت ایمیل‌ها دارد. نرخ دفع یک شاخص واضح و مستقیم است که درصد ایمیل‌های برگشت خورده را مشخص می‌کند. این معیار نقش بسیار زیادی در شناسایی مشکلات دارد.

صحبت‌های پایانی

جمع‌آوری فهرستی از ایمیل‌های مخاطبان ارزشمند زمانبر است. بهترین کار در این مسیر، تلاش برای کاهش تعداد دفعات برگشت ایمیل است. همچنین باید صبور باشید و نکات ذکر شده را دنبال کنید تا به بهترین نتیجه برسید.