آرشیو ایمیل یک قابلیت مهم برای کسب‌وکارها محسوب می‌شود. این ابزار فقط مخصوص نگهداری ایمیل‌ها در صندوق ورودی یا پشتیبان‌گیری از آنها نیست بلکه می‌تواند داده‌ها را در یک محیط امن ذخیره و نگهداری کند. بنابراین امکان دستکاری یا حذف آنها وجود ندارد. البته به راحتی قابل جستجو و مشاهده هستند.
مزایای آرشیو کردن ایمیل
کسب‌وکارها باید یک راهکار مناسب برای آرشیو ایمیل در نظر بگیرند. تعدادی از مزایای آرشیو ایمیل شامل موارد زیر هستند:
- همگام ماندن با مقررات؛ براساس مقرراتی که باید از آنها پیروی کنید، ممکن است نیاز به آرشیو ایمیل‌ها روی رسانه‌های ذخیره‌ساز WORM (یا Write Once Read Many) پیدا کنید. پس از نوشتن اطلاعات بر روی WORM، امکان تغییر و دستکاری‌شان وجود ندارد.
- در اختیار داشتن آرشیوی از کل ترافیک ایمیل ورودی یا خروجی (یا فقط برای یک دامنه خاص یا کاربرانی خاص)؛
- می‌توانید از آرشیو برای رویه‌های اکتشاف در پرونده‌های قانونی استفاده کنید (البته این کار مستلزم وجود سازوکارهای جستجوی آرشیو بسیار انعطاف‌پذیر است).
همچنین آرشیو ایمیل نقش مؤثری در بازیابی داده‌ها، مدیریت آی‌پی و ارتقای بهره‌وری دارد. در این مقاله شیوه پیاده‌سازی آرشیو ایمیل با سرور Axigen (و در صورت نیاز، سایر سرورها) را به شما آموزش می‌دهیم.
چگونه از قابلیت آرشیو ایمیل در Axigen استفاده کنیم؟
از آنجا که Axigen از پروتکل MIL TER پشتیبانی می‌کند، می‌توان به راحتی آن را با راهکارهای آرشیو ایمیل اختصاصی مثل MailArchiva یا Piler ادغام کرد. برای ادغام با MailArchiva می‌توانید به این مقاله اختصاصی مراجعه کنید. ادغام با Piler هم به همان روش قابل انجام است. امکان ادغام MailArchiva با Axigen از طریق پروتکل SMTP هم وجود دارد. همین روش ادغام بر اساس SMTP تقریباً برای هر راهکار آرشیو ایمیل دیگری که شنونده[1] SMTP دارد، قابل استفاده است.
با بکارگیری روش‌های زیر می‌توانید قابلیت آرشیو ایمیل را در Axigen پیاده‌سازی کرده و ترافیک ایمیل را تغییر مسیر دهید از جمله:
- پیکربندی یک حساب اختصاصی؛
- پیکربندی یک پوشه عمومی؛
- پیکربندی یک دامنه مجزا در همان سرور Axigen و یک حساب اختصاصی؛
- پیکربندی سرور دوم Axigen که می‌توانید حساب‌ها/ دامنه‌های آرشیو را روی آن تنظیم کنید.
در همه این روش‌ها قوانین کلی به یک شکل است:
- به WebAdmin بروید.
- Security & Filtering را انتخاب کنید.
- Acceptance & Routing را انتخاب کنید.
- روی Advanced Settings کلیک کنید.
- در اینجا روی دکمه Add Acceptance / Routing Rule کلیک کنید.
- یک نام برای Rule انتخاب کنید (مثل archive_any_recv).
- قسمت Conditions را تغییر ندهید تا با پیام‌های ایمیل تطبیق پیدا کند.
- در قسمت Actions، گزینه Add recipient را از دسته‌بندی Recipients انتخاب کرده و دکمه Add Action را فشار دهید.
- آدرس ایمیلی را که قرار است همه پیام‌های ایمیل در MailArchiva برای آن ارسال شوند تایپ کنید (مثل archive@mailarchiva.domain.tld).
- روی Save Configuration کلیک کنید.
روش‌های آرشیو ایمیل Axigen
همانطور که در مثال بالا مشاهده می‌کنید، این قانون، گیرنده invisible را به همه ایمیل‌هایی که با آن تطبیق پیدا کنند اضافه می‌کند. این گیرنده می‌تواند یک شی از نوع آدرس ایمیل باشد.
احتمالاً به خاطر دارید که در Axigen اشیایی از نوع آدرس ایمیل را می‌توان به چند نوعِ شی (Object Type) انتساب داد مثل حساب کاربری، گروه، فهرست ایمیل، گیرنده پوشه عمومی و غیره. برای چهار روش آرشیو ایمیلی که پیش از این توضیح دادیم، آدرس ایمیل گیرنده از نوع آدرس ایمیل است اما توسط یک نوع شی مختلف پشتیبانی می‌شود:
- آدرس‌های ایمیل متعلق به یک حساب کاربری
در حالت اول، آدرس ایمیل متعلق به یک حساب کاربری است. مشابه راه حل بالا مزیت این روش استفاده از موتور Axigen UltraStorage است که فقط یک نسخه از ایمیل را ذخیره می‌کند که بعداً صندوق‌های پیام حساب و همچنین پوشه آرشیو از آن استفاده می‌کنند.
نقطه ضعف این روش این است که وجود فقط یک نسخه از ایمیل، امکان ادامه کار در صورت بروز نقص فنی در سیستم ذخیره را تضمین نمی‌دهد.
- آدرس ایمیل متعلق به یک گیرنده پوشه عمومی
در حالت دوم، آدرس ایمیل یک گیرنده پوشه عمومی است. این آدرس می‌تواند یک آدرس postmaster@domain باشد که امکان تعریف Folder در آن به صورت ~Public Folders/Archive وجود دارد. در اینجا، به پوشه عمومی Archive یک آدرس گیرنده پوشه عمومی تخصیص پیدا نکرده اما می‌توان از طریق حساب postmaster@domain یا هر حساب دیگری که مجوزهای نوشتن روی این پوشه عمومی را دارد، به آن دسترسی پیدا کرد.
این راهکار هم از موتور Axigen UltraStorage استفاده می‌کند که فقط یک نسخه از پیام را ذخیره می‌کند و سپس صندوق پیام حساب کاربری و پوشه آرشیو از آن استفاده می‌کنند. مشابه روش قبلی، در اینجا هم باید توجه کنید که وجود فقط یک نسخه از ایمیل، تضمینی برای امکان ادامه کار در صورت بروز نقص فنی در سیستم ذخیره پیام فراهم نمی‌کند.
- یک حساب و دامنه مجزا
در حالت سوم، شما از قبل یک دامنه (مثل archive.yourdomain.com) مجزا و یک حساب (یا پوشه عمومی) ایجاد کرده‌اید که یک آدرس ایمیل مشخص برای آن تعریف شده است (مثل archive@archive.yourdomain.com).
مزیت این روش این است که فضای ذخیره دامنه اختصاصی از فضای ذخیره دامنه اصلی تفکیک شده بنابراین می‌توانید یک نقطه نصب مجزا روی سیستم تنظیم کرده و فضای ذخیره متفاوتی به آن اختصاص دهید. مشکل این روش این است که فضای آزاد ذخیره اطلاعات را محدود می‌کند.
- یک سرور مجازی یا فیزیکی مجزا
در حالت چهارم نیاز به یک سرور مجازی یا فیزیکی مجزا دارید که می‌توانید یک نمونه دیگر از Axigen را روی آن نصب کنید (مطمئن شوید که بر اساس شرایط مجوز، می‌توانید Axigen را روی چند سرور نصب کنید در غیر این صورت از طریق این صفحه یا ارسال ایمیل با تیم فروش Axigen تماس بگیرید.)
مزیت این راهکار تفکیک فضای فیزیکی دو نود است (سرور ایمیل اصلی و سرور آرشیو شما روی دو نود مجزا خواهند بود). نقطه ضعف این روش هم مصرف فضای ذخیره اطلاعات است. وقتی خدمات میزبانی ایمیل را برای مشتریان خود ارایه می‌دهید، مراحل بالا پیچیده‌تر می‌شود. چه قصد آرشیو کل دامنه‌های میزبانی شده یا فقط یک زیرمجموعه خاص از آنها را داشته باشید یا اینکه آرشیوهای مجزایی برای هر یک از مشتریان خودتان ایجاد کنید، می‌توانید برای همه سناریوها از انعطاف‌پذیری بسیار زیاد Axigen استفاده کنید.
تنظیم آرشیو ایمیل در Axigen
با Axigen امکان استفاده از متغیرهای SMTP وجود دارد. بنابراین قوانین زبان فیلترینگ SMTP در این راهکار نسبت به سایر راهکارها بسیار انعطاف‌پذیرتر هستند. برای مثال برای تنظیم آدرس ایمیل گیرنده می‌توانید از آدرسی مثل postmaster@%currentRcptDomain% استفاده کنید یا در قسمت Folder Name می‌توانید نامی مثل ~Public Folders/Archive/%currentRcptLocalPart% داشته باشید.
با این پیکربندی پویا می‌توانید یک قانون تعریف کنید که همه دامنه‌های آماده شده شما را پوشش دهد اما برای انجام این کار باید چک لیست آماده‌سازی خودکار یا دستی خودتان را تغییر دهید تا هنگام آماده‌سازی دامنه، پوشه Archive Public ایجاد شده و برای هر یک از کاربران یک زیرپوشه Archive/user.name ایجاد کنید (اگر قصد دارید برای هر کاربر یک زیرپوشه آرشیو اختصاصی داشته باشید.)
وقتی روی یک سرور از چند دامنه میزبانی می‌کنید، باید یک قانون Acceptance (پذیرش) هم تعریف کنید تا همه حالت‌های ارسال احراز هویت را برای مواقعی که کاربری برای کاربری در دامنه دیگر ایمیل ارسال می‌کند، پوشش دهید. نحوه انجام این کار به این ترتیب است:
- به WebAdmin بروید.
- Security & Filtering را انتخاب کنید.
- Acceptance & Routing را انتخاب کنید.
- روی Advanced Settings کلیک کنید.
- در اینجا روی دکمه Add Acceptance / Routing Rule کلیک کنید.
- یک نام برای Rule انتخاب کنید (مثل archive_from_sender).
- در قسمت Conditions گزینه Connection / is Authenticated را اضافه کرده و این شرط را فعال کنید تا با هر ایمیل ارسالی که از طریق یک اتصال SMTP auth دریافت شده، تطبیق داده شود.
- در قسمت Actions، گزینه Add recipient را از دسته بندی Recipients انتخاب کرده و دکمه Add Action را فشار دهید.
- آدرس ایمیلی که برای ارسال همه ایمیل‌ها به پوشه Public Folder از دامنه Sender از آن استفاده می‌شود، تایپ کنید (مثل postmaster@%mailFromDomain% و ~Public Folders/Archive برای نام پوشه).
- روی Save Configuration کلیک کنید.
همانطور که مشاهده می‌شود این قانون از متغیر %mailFromDomain% استفاده می‌کند بنابراین برای نقطه مقصد آرشیو خروجی هم از گیرنده آرشیو invisible استفاده می‌شود.
با Axigen به صندوق‌های پیام‌تان نظم دهید
ممکن است نکات و توضیحات ارایه شده در این مطلب پیچیده و تخصصی به نظر برسند اما پس از کار ا آنها و به تدریج قابل درک و ساده‌تر خواهند شد. در نهایت شما راهکاری در اختیار خواهید داشت که باعث نظم دادن به صندوق‌های پیام، پشتیبان‌گیری از داده‌های مهم و پیاده‌سازی جستجوی ایمیل می‌شود.
[1] listener
منبع: axigen
