آدرس‌های ایمیل عمومی مخصوص بخش‌ها، تیم‌ها، پروژه‌ها و گروه‌های خاصی هستند و چندین کاربر می‌توانند از آنها استفاده کنند. با وجود چنین آدرس‌هایی می‌توانید بدون نیاز به استفاده از مجوزهای صندوق ایمیل و ایجاد حساب‌های ایمیل مجزا و مستقل ترافیک ایمیل را به صندوق‌های ورودی دلخواه هدایت کنید.
در Axigen می‌توانید انواع مختلفی از آدرس‌های ایمیل عمومی مثل حساب‌هایی با نام مستعار دائم یا موقت، گروه‌ها، لیست ایمیل و دریافت‌کننده‌های پوشه عمومی را بسازید. انتخاب بین آدرس ایمیل عمومی (@sales@، support یا @office) یا اسمی (کاربران واقعی) بستگی به هدف و کاربرد آن آدرس ایمیل دارد. در این مقاله نحوه ایجاد و کاربرد هر یک از آدرس‌های ایمیل عمومی را بررسی می‌کنیم.
انواع آدرس‌های ایمیل عمومی و کاربردشان
1. حساب‌ها
حساب‌ها (اکانت) رایج‌ترین نوع آدرس ایمیل هستند و به راحتی می‌توانید آنها را بسازید. هر حساب یک نام کاربری خاص و صندوق ایمیل شامل پوشه پیام‌های ورودی، پیام‌های ارسالی، تقویم، مخاطبان، پیش‌نویس‌ها و غیره دارد. در این حساب‌ها می‌توانید یک یا چند نام مستعار (حداکثر 256 عدد) داشته باشید. این نام‌های مستعار می‌توانند به صورت دائم و توسط ادمین پیکربندی شوند یا توسط کاربران در صفحه تنظیمات WebMail درخواست و به صورت موقت تنظیم شوند.
برای مثال، فرض کنید شما یک آدرس ایمیل مثل john.smith@domain.tld دارید. صاحب نام کاربری و رمز عبور این حساب می‌تواند وارد کلاینت Axigen و Submission Services WebMail/ وب میل استاندارد/ وب میل موبایل/ پروتکل SMTP، POP3/ IMAP شود. ممکن است مدیر برای این حساب یک نام مستعار دائم مثل js@domain.tld تنظیم کند. دقت کنید که نمی‌توانید در آینده برای js@domain.tld یک حساب کاربری ایجاد کنید چون با این نام مستعار تناقض دارد.
حالا اگر شرکت بخواهد یک آدرس ایمیل عمومی مثل sales@domain.tld ایجاد کند و فقط John نیاز به دریافت ایمیل‌های ارسال شده به آن آدرس را دارد، منطقی است که یک حساب با نام مستعار john.smith در دامنه domain.tld ایجاد شود. به این ترتیب، فقط یک مجوز (license) مصرف می‌شود.
2. گروه‌ها
در Axigen، گروه‌ها اشیای ایمیل خاصی هستند که تحت یک دامنه خاص ساخته شده و اعضای ثابت (محلی، خارجی یا سایر گروه‌ها) یا پویا (همه کاربران در دامنه یک گروه، همه کاربران در یک سرور، همه کاربران در یک کلاستر) دارند. می‌توانید با تنظیم قوانینی برای گروه‌ها تعیین کنید چه اشخاصی اجازه ارسال ایمیل به آدرس ایمیل گروه را دارند. این قوانین می‌توانند همه کاربران را پوشش دهند یا:
- هر کاربری از سرور؛
- هر کاربری از دامنه گروه؛
- اعضای گروه و زیرگروه؛
- اعضای مستقیم گروه؛
- هیچکس (که برای غیرفعال کردن گروه استفاده می‌شود).
ایمیل‌های ارسال شده به آدرس یک گروه و تحویل داده شده به یک یا چند صندوق پیام فقط یک بار در Axigen UltraStorage™ ذخیره می‌شوند. برای مثال یک ایمیل 20 مگابایتی که برای گروهی شامل 10 عضو ارسال شده، فقط یک بار در فضای ذخیره Axigen ذخیره می‌شود. هر یک از مخاطبان، یک نسخه از ایمیل را مشاهده خواهند کرد. زمانی که همه کاربران نسخه مجازی آن ایمیل را حذف کنند، نسخه اصلی هم از روی سرور حذف می‌شود. این روش برای صرفه‌جویی در فضای ذخیره بسیار مفید است بخصوص اگر ایمیل‌ها شامل فایل‌های پیوست بزرگ باشند چون به جای چند بار فقط یک بار ایمیل را ذخیره می‌کنید.
بنابراین حساب‌های موجود در دامنه می‌توانند از آدرس ایمیل به عنوان آدرس بخش From استفاده کنند. برای گروه‌ها، صندوق پیام مخصوصی در نظر گرفته نمی‌شود بلکه صرفاً یک نوع مکانیزم مسیریابی مجدد هستند. برای مثال آدرس sales@domain.tld را در نظر بگیرید. اگرچند حساب یا کاربر نیازبه مدیریت این آدرسایمیل داشته باشند، می‌توانید فقط یک گروه تنظیم کنید تا نیاز به مصرف مجوزهای صندوق پیام نداشته باشید. از آنجا که برای گروه‌ها صندوق پیام خاصی تعلق نمی‌گیرد، ایمیل‌های ارسال شده به گروه فقط در صندوق ورودی اعضای آن قابل مشاهده هستند. گروه‌ها هم مثل حساب‌ها، فیلتر پیام دارند که می‌توان آن را برای ایمیل‌های دریافت شده توسط گروه پیکربندی و اجرا کرد.
3. لیست ایمیل
لیست‌های ایمیل، اشیای خاصی از نوع ایمیل هستند که قابلیت‌هایی فراتر از گروه‌ها دارند. در واقع لیست ایمیل، یک گروه با یک صندوق ایمیل است به همراه یکسری امکانات بیشتر. بر خلاف گروه‌ها، لیست‌های ایمیل شامل فهرستی از کاربران و اعضای ثابت (محلی یا خارجی) هستند که خودشان می‌توانند وارد فهرست شده یا از آن خارج شوند. می‌توان برای عضویت کاربران جدید یا ارسال پیام برای کل لیست ایمیل، شرایط خاصی را در نظر گرفت.
لیست‌های ایمیل حق ورود (لاگین) به استاندارد وب میل/ IMAP / POP3 / SMTP را دارند. از آنجا که برای این لیست‌ها یک صندوق پیام در نظر گرفته می‌شود، مدیر می‌تواند سهمیه و محدودیت‌های خاصی برای آن تعریف کند. یکسری از قابلیت‌های لیست ایمیل Axigen شامل موارد زیر هستند:
- قوانین پیکربندی برای دستکاری هدر پیام‌ها؛
- هدر و فوترهای قابل تنظیم؛
- الگوهای آماده برای انواع پیام‌های خطا و پاسخ.
4. گیرنده‌های پوشه عمومی
گیرنده پوشه عمومی، آدرس ایمیلی است که به یک پوشه عمومی انتساب داده می‌شود. برای هر پوشه عمومی می‌توان یک یا چند آدرس ایمیل تنظیم کرد. حداکثر امکان تنظیم 10 هزار مورد از چنین آدرس‌هایی بر روی یک سرور وجود دارد. می‌توان به کاربران دامنه پوشه عمومی اجازه ارسال، خواندن/نوشتن محتوای پوشه عمومی و آدرس‌های ایمیل مربوط به آن را داد.
گیرنده پوشه عمومی یا Public Folder Recipient یکی دیگر از سازوکارهای استخراج یک آدرس ایمیل عمومی است. ایمیل‌های دریافت شده با چنین آدرس‌هایی در پوشه عمومی ذخیره شده و امکان خواندن پیام‌های آن فقط برای کاربرانی وجود دارد که مجوز دسترسی به آن را دارند.
جمع‌بندی
با استفاده از Axigen می‌توانید آدرس‌های ایمیل عمومی را به‌گونه‌ای تنظیم کنید که باعث مصرف مجوزها نشوند. همچنین می‌توانید برای رسیدن به اهداف کاری خاص خودتان، ترکیبات مختلفی بسازید. برای مثال می‌توانید گروهی تحت عنوان @sales ایجاد کنید. 2-3 یا چند عضو به این گروه اضافه کنید که حساب معمولی هستند و یک عضو خاص به آن اضافه کنید که گیرنده پوشه عمومی است. به این ترتیب، همه ایمیل‌های ارسال شده به آدرس ایمیل @sales در یک پوشه عمومی هم آرشیو می‌شوند.
می‌توانید یک قانون برای مسیریابی تعریف کنید تا هر زمان کاربری یک ایمیل از طرف آدرس ایمیل گروه ارسال می‌کند، این ایمیل برای دریافت کننده پوشه عمومی هم BCC شود.
منبع: axigen
