فرض کنید که یک ارایه‌دهنده سرویس ایمیل هستید و قصد انتقال ایمیل‌ها و کاربران را از سیستم ایمیل فعلی خودشان به یک سیستم جدید دارید. با توجه به انواع کسب‌وکار سازمان‌ها، هر جابجایی و مهاجرتی هم شرایط متفاوتی دارد.
در این مطلب روش‌های توصیه شده جهت ساده‌سازی این فرایند برای اعضای تیم خودتان و کاربران نهایی را ارایه می‌دهیم.
1. مشخص کردن دلیل انجام این کار
پیش از شروع، مطمئن شوید که همه طرف‌های دخیل، در جریان علت این جابجایی ایمیل قرار گرفته‌اند. موارد زیر تعدادی از دلایلی هستند که منجر به مهاجرت سرویس ایمیل می‌شوند:
- طول عمر رایج پلتفرم‌های ارایه‌دهنده خدمات، پنج تا هشت سال است. بنابراین پس از مدتی باید به دنبال یک پلتفرم جدید باشید؛
- ممکن است به دلیل ایجاد نیاز به جابجایی، تصمیم به ارتقا گرفته‌اید؛
- نیاز به ارایه یک سرویس سطح بالاتر (تجربیات کاربری بهتر، امکانات بیشتر یا گزینه‌های بیشتر برای درآمدزایی) دارید؛
- ممکن است شرکت فعلی، پشتیبانی از پلتفرم قدیمی را متوقف کند. بنابراین باید به دنبال یک ارایه‌دهنده سرویس جدید باشید؛
- پیشگیری از وابستگی به یک فروشنده (به دلیل تغییرات چشمگیر در قیمت‌ها، محصولات یا پشتیبانی)؛
- نیاز به تغییرات اساسی در زیرساخت (کوبرنتیز، ابر-بومی، یک سیستم لاگین متمرکز جدید/ SIEM)؛
- افزایش تعداد کاربران؛ پلتفرم پیشین جوابگوی آنها نیست.
در هر صورت مشاوره و کسب پشتیبانی از کل تیم خودتان در همان مراحل اولیه کمک می‌کند که جابجایی بهتر و موفق‌تری هم برای خودتان و هم کاربرانتان داشته باشید. تیم‌های داخلی که معمولاً تحت تأثیر مهاجرت ایمیلی قرار می‌گیرند، عبارتند از:
- بخش پشتیبانی از مشتریان (حجم تیکت‌ها و پشتیبانی)؛
- مدیریت محصول و بازاریابی (حفظ مشتریان، رشد درآمد، اعتبار برند)؛
- فناوری اطلاعات (عملیات، DevOps، امنیت، مهندسی)؛
- امور مالی (بودجه، درآمدزایی)؛
- حقوقی (قراردادها، پیروی از الزامات، حریم شخصی مشتریان).
ممکن است آرایش این تیم‌ها در هر سازمانی متفاوت باشد اما باید به نظرات اعضای تیم‌تان گوش کنید و از آنها بخواهید مشکلات نادیده گرفته شده را پیدا کنند. با در اختیار داشتن این اطلاعات می‌توانید طرح مهاجرتتان را ایجاد کنید.
2. ایجاد استراتژی جابجایی با دقت کامل
موفقیت طرح جابجایی ایمیل، مستلزم آمادگی با دقت کامل و مشارکت همه اعضای تیم داخلی است. باید با سایر افراد درباره همه فعالیت‌ها و زمانبندی‌های پیش از جابجایی، هنگام جابجایی و پس از جابجایی به توافق رسیده و مراحل را بنویسید. برای انجام این کار نیاز به طرحی کامل و دقیق دارید. در صورت عدم صرف زمان لازم برای برنامه‌ریزی، ممکن است در آینده باعث ایجاد تأخیر یا از دست رفتن داده‌های کاربران شوید.
برای استراتژی جابجایی، درباره اهداف و انتظارات زیر تصمیم‌گیری کنید:
- بازه زمانی: ممکن است جابجایی 10 الی 60 روز طول بکشد. احتمال دارد که جابجایی برای پلتفرم‌های ایمیلی بزرگتر و با توجه به نوع و حجم داده‌ها، فناوری مورد استفاده برای جابجایی و تعداد کاربران، در مدت زمان بیشتری انجام شود.
- کاربران غیرفعال: برای کاربران غیرفعال و افرادی که بیش از شش ماه غیرفعال بوده‌اند چه تصمیمی می‌گیرید؟ آیا آنها را به صورت دستی جابجا یا حذف می‌کنید یا به صورت مجزا درباره جابجایی به آنها اطلاع‌رسانی می‌کنید؟ برای مثال در سیستم Axigen می‌توانید پس از جابجایی کاربران فعال، حساب‌های غیرفعال را به صورت دستی منتقل کنید.
- دامنه‌ها: به چه تعداد دامنه برای جابجایی نیاز دارید؟ یک دامنه بزرگ؟ چند دامنه کوچک؟ یا ترکیبی از دامنه‌های بزرگ و کوچک؟
- محدوده: چه اطلاعاتی را جابجا می‌کنید (داده‌های ایمیل‌ها، تقویم، مخاطبان، کارها، پیکربندی‌های کاربران یا همه این موارد)؟
- جامعیت داده‌ها: پیش از جابجایی، چه داده‌هایی را پاکسازی می‌کنید؟ مدت زمان انجام این کار چقدر است و چگونه از جامعیت داده‌ها مطمئن می‌شوید؟
- روش: از چه روش جابجایی استفاده می‌کنید؟ مزایا و معایب هر روش را ارزیابی کنید. روش‌های جابجایی عبارتند از: خودکار، مرحله‌ای، شخص ثالث یا ترکیبی.
- محدودیت‌های داخلی: چه قوانینی در زمینه حریم خصوصی، قوانین داخلی یا مقررات دولتی وجود دارند؟ آیا آمادگی لازم برای پایبندی به این قوانین و برآورده کردن شرایط لازم را دارید؟
- تحلیل کارشناسی: آیا به کمک کارشناسان مثل تیم‌های امنیت سایبری یا DNS نیاز دارید؟ برای جابجایی به کدامیک از کارمندان نیاز دارید؟ چه فردی طرح ارتباط با مشتریان را ایجاد کرده و آن را اجرا می‌کند؟
- فیلترهای اسپم: باید از کاربران نهایی بپرسید که پس از مهاجرت از چه فیلترهای بدافزار و اسپمی استفاده می‌کنند؛ Axigen مجموعه امکانات امنیتی وسیعی ارایه می‌دهد.
همان ابتدا و پیش از اجرای طرح، این تصمیم‌گیری‌ها را با مشارکت افراد دخیل انجام دهید چون بر آینده برنامه‌ریزی‌ها و زمانبندی فعالیت‌ها تأثیر خواهند داشت. پس از مشخص نمودن همه جزئیات، باید موارد مرتبط با کاربران نهایی را به اطلاع آنها برسانید.
3. طراحی برنامه ارتباط با مشتریان
باید درباره طرح جابجایی به کاربران نهایی اطلاع‌رسانی کنید. این نکته بسیار مهم است. پس از قرار گرفتن همه تیم‌های داخلی در جریان کارها، طرح جابجایی باید حدالامکان شفاف باشد تا کاربران نهایی دچار مشکل نشوند.
برای مثال هر ارایه‌دهنده سرویس باید موارد زیر را به اطلاع کاربران برساند:
- چه داده‌هایی جابجا می‌شوند یا نمی‌شوند (اگر پوشه پیام‌های حذف شده را منتقل نمی‌کنید، حتماً این موضوع را به اطلاع کاربران برسانید)؛
- زمان انجام جابجایی؛
- حین جابجایی وضعیت پیام‌های ایمیل کاربران چگونه خواهد بود؛
- آیا نیاز به انجام تنظیمات دستی وجود دارد و رفتار کلاینت‌های ایمیل آنها چگونه است؟
توجه: انتخاب اندازه سرور Axigen بر اساس یکسری مدل‌های استفاده خاص انجام شده است؛ تنظیمات بر اساس درصد کاربران فعال در یک لحظه خاص ایجاد شده‌اند. بنابراین ممکن است که حالت پیش فرض برای بعضی جابجایی‌ها مناسب نباشد. از این رو باید در حین جابجایی، پلتفرم را تحت نظر داشته باشید تا کاربران با خطای 404 مواجه نشوند.
- آموزش‌های لازم، یک صفحه لندینگ، یک خبرنامه یا روش ارتباطی دیگری در اختیار کاربران قرار دهید تا در جریان تغییرات عملکرد، قابلیت‌ها، سیستم آرشیو، حساب‌های کاربری یا رمزهای عبور قرار بگیرند.
همچنین لازم است که حتماً پشتیبانی لازم برای انجام تغییرات را در اختیار داشته باشید. برای مثال بعضی از کاربران پس از جابجایی باید تنظیمات DNS خودشان را تغییر دهند (هر چند باید از این شرایط اجتناب کنید). همچنین ممکن است برای پیشگیری از کند شدن شبکه پس از جابجایی، نیاز به آرشیو ایمیل‌های قدیمی‌تر داشته و به کاربران اطلاع دهید که چگونه می‌توانند به پیام‌های آرشیوشان دسترسی پیدا کنند.
نکته: یک طرح ارزیابی ریسک داشته باشید. در این طرح باید کاربران را با برنامه جایگزین در صورت وقوع شرایط پیش‌بینی نشده آشنا کنید و مسئول رسیدگی به هر مشکل را هم مشخص کنید.
بر اساس تعداد تعاملات تیم پشتیبانی، می‌توانید تشخیص دهید که چه تعداد از کاربران اطلاعات کامل درباره جریان جزئیات فرایند جابجایی دارند. اگر تیکت‌های کمی به پشتیبانی ارسال می‌شوند یعنی کارتان را به خوبی انجام داده‌اید اما گیج شدن کاربران و بروز مشکل برای آنها باعث افزایش حجم تماس با پشتیبانی، تأخیر در فرایند جابجایی یا از دست رفتن اعتبار و مشتریان برند شما می‌شود.
4. دقیق باشید و هیچ مرحله‌ای را نادیده نگیرید
پس از اینکه همه طرف‌های دخیل در جریان مراحل کار قرار گرفتند، می‌توانید طرح جابجایی را شروع کنید.
یکی از اولین اقداماتی که باید انجام دهید، تمرکز بر میزان جابجایی است. به همین دلیل باید یک بازه زمانی مشخص برای جابجایی داشته باشید.
سپس باید تعداد و درصد کاربرانی را که خودشان طی یک بازه زمانی خاص (معمولاً دو تا سه هفته) جابجایی را انجام داده‌اند مشخص کنید. پس از آن می‌توانید به صورت دستی سایر کاربران را با بازنشانی کلمه عبور جابجا کنید (کاربران غیرفعال را می‌توانید با این روش جابجا کرد یا اینکه آنها را نادیده گرفت).
منبع: axigen
