راهنمای کاربران – ایمیل سرور اکسیژن

صفحه اصلی و نحوه ورود به ایمیل سرور Axigen

جهت ورود به صفحه کاربری در ایمیل سرور Axigen  دو حالت نمایش وجود دارد:

1)حالت Ajax(آژاکس):

1- محل درج نام کاربری ایمیل‌تان می¬باشد. نام کاربری خود را می‌بایست از مسئول ایمیل سرور سازمان خود دریافت کرده باشید.
2 – وارد کردن رمز ورود به ایمیل‌تان
3- دکمه LOGIN جهت ورود به محیط ایمیل.
4-ذخیره رمز ورود به ایمیل‌تان در سیستم کاربری خودتان بر روی سیستم فعلی.
5- انتخاب محیط کاربری: در حال حاضر در محیط Ajax می‌باشید شما می‌توانید محیط استاندارد را انتخاب کنید که شبیه به محیط OutLook می‌باشد شکل 1-2
6- انتخاب نوع زبان لیستی بالغ بر 28 زبان زنده دنیا که زبان شیرین فارسی نیز در این لیست موجود می‌باشد.

شکل 1-2 محیط Ajax به زبان فارسی

شکل 1-2 محیط Ajax به زبان فارسی

2)محیط Standard (استاندارد):

3-1 محیط استاندارد

3-1 محیط استاندارد

1- وارد کردن نام کاربری

2- وارد کردن رمز ورود به ایمیل‌تان

3- ذخیره رمز ورود در سیستم فعلی

4- دکمه LOGIN جهت ورود به محیط ایمیل

5- جهت برگشت به محیط گرافیکی AJAX


*نکته :

در برخی از ارگان‌ها و دانشگاه‌ها برای گروه‌های مختلف کاربری دامنه‌های متفاوت در نظر می‌گیرند (شکل 1-4) در هنگام ورود نام کاربری دقت کنید که نام دامنه آدرس ایمیل خود را به صورت صحیح انتخاب نمائید.


شکل 1-4 انتخاب دامنه

شکل 1-4 انتخاب دامنه

نکات زیر را درنظر بگیرید:

  • با توجه به این‌که هنگام درج رمز کاراکتری مشاهده نمی‌شود لطفا قبل از وارد کردن رمز، زبان سیستم را چک کنید.
  • از خاموش یا روشن‌بودن دکمه Caps Lock مطمئن شوید.
  • در صورت استفاده از قسمت اعداد سمت راست کیبورد از خاموش یا روشن بودن NumLock مطمئن شوید

محیط کاربری


 

پس از ورود به محیط کاربری در حالات Ajax پنجره‌ای مانند شکل 2-1 مشاهده می‌کنید.

شکل 2-1 محیط کاربری Ajax (حالت پیش‌فرض Axigen)

در این محیط 4 قسمت مجاز مشاهده می‌شودکه عبارتند از:

1- نوار منو

2- پنل پوشه‌ها

3- پنل مشاهده عناوین ایمیل‌ها، جستجو و مرتب‌سازی

4- مشاهده محتویات ایمیل‌ها و تنظیمات دیگر

1-2 نوار منو

Email: در صورتی‌که بخواهیم به پوشه‌های ورودی و خروجی و سایر پوشه‌های ایمیل سرور دسترسی داشته باشیم از این آیکن استفاده می‌کنیم. پس از انتخاب این گزینه  با توجه به شکل 2-1 در قسمت شماره 2  پوشه‌های Inbox ، Sent، Draft، Trash و… را مشاهده می‌نمائید که به صورت کامل در بخش بعدی توضیح داده خواهد شد.

Calendar: پس از انتخاب این گزینه می‌توانید در صورتی‌که کاربر پریمیوم با امکانات کامل هستید برای خود یک قرار ملاقات درج کنید و این قرارها را به دیگر کاربران در گروه کاری خود اطلاع دهید.

Task: ایجاد یک وظیفه یا شرح کاری برای خود یا دیگر کاربران، اطلاع‌رسانی واگذاری کار از طریق ایمیل.

Note:  درج یادداشت و نت‌های مورد نیاز

Settings: دکمه تنظیمات که بسیار پراستفاده می‌باشد.

 

 

2-2 پنل دسترسی به پوشه‌ها

2-2-1 دکمه NEW: 

با انتخاب این دکمه گزینه‌هایی که در شکل به صورت یک زیرمنو مشاهده می‌شوند.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

New email: برای درج یک ایمیل جدید از این گزینه استفاده می‌کنید.

New meeting: درج یک قرارملاقات جدید

New task: درج یک وظیفه جدید

New note: درج یک مخاطب در کتاب آدرس

New distribution list: یک لیست توزیع جدید

 

2-2-2 Check mail: 

مانند دکمه‌ نوسازی (Refresh) عمل می‌کند.

 

 2-2-3 پوشه‌های کاربردی ایمیل:

شکل 2-5 محیط پوشه‌ها

شکل 2-5 محیط پوشه‌ها

 

2-2-4 مشاهده تقویم :

در صورتیکه بخواهید تقویم به صورت کامل مشاهده نشود می‌توانید روی این علامت کلیک کنید تا این پنل به حالت کمینه دیده شود.

شکل 2-7 پنل تقویم شمسی

شکل 2-6 پنل تقویم میلادی

 

 

 

 

 

 

3-2 پنل مشاهده عناوین ایمیل‌ها، جستجو و مرتب‌سازی

 

ایجاد و ارسال ایمیل


 

1- پس از ورود به محیط ایمیل ابتدا روی دکمه قرمز رنگNEW  کلیک می‌کنیم.

شکل 3-1 صفحه وبمیل کاربری

شکل 3-1 صفحه وبمیل کاربری

 

2-پس از انتخاب دکمه new    از زیر منو باز شده گزینه NewMailرا انتخاب کنید. یا مستقیم روی عبارت New کلیک کنید.

 

پس از انتخاب New در یک سربرگ جداگانه با عبارت NewMail یک تب باز می‌شود.

مانند شکل زیر:

 

  1. آدرس گیرنده
  2. آدرس گیرنده کپی ایمیل
  3. عنوان ایمیل
  4. متن ایمیل
  5. ارسال ایمیل

ارسال ایمیل به صورت مخفی


1- پس از ورود به محیط ایمیل ابتدا روی دکمه قرمز رنگNEW  کلیک می‌کنیم.

شکل 4-1 صفحه وبمیل کاربری

2-پس از انتخاب دکمه new    از زیر منو باز شده گزینه NewMailرا انتخاب کنید. یا مستقیم روی عبارت New کلیک کنید.

 

پس از انتخاب New در یک سربرگ جداگانه با عبارت NewMail یک تب باز می‌شود.

مانند شکل زیر:

شکل 4-3 انتخاب Show BcC

شکل 4-3 انتخاب Show BcC

پس از انتخاب گزینه Show BcC کادر این گزینه فعال می‌شود.

شکل 4-4 نمایش کادر Show BcC

شکل 4-4 نمایش کادر Show BcC

BCC  مخفف کلمه‌ی Blind Carbon Copy است و به معنی کپی پنهان است، (یعنی گیرنده‌هایی که در کادر BCC هستند توسط دیگر گیرنده‌ قابل مشاهده نیست).

CC مخفق کلمه‌ی Carbon Copy  به معنی کپی است، یعنی آدرس‌های که در این کادر درج می‌شود توسط دیگر گیرنده‌ها قابل مشاهده است و می‌توانید ببینید که این ایمیل یرای چه کسانی رفته است.

کادر CC به صورت عمومی در ایمیل فعال هست.

در صورتی که فعال نبود از مسیر ذکر شده در بالا می توانید کادر CC را فعال کنید.

نوار منو


محیط کاری ایمیل

پس از انتخاب New Mail  پنل کاری زیر را مشاهده می‌کنید.

  1. نوار منو
  2. عنوان ایمیل و آدرس گیرنده و گیرندگان و فرستنده
  3. در صورتی‌که فایلی با ایمیل ضمیمه شده باشد ‌در این قسمت مشاهده می‌شود.
  4. متن ایمیل
  5. نوار وظیفه

نوار منو New Mail

اضافه کردن کادر BcC-From


1-6 درج کادر ارسال کننده (From)

از زیر منوی باز شده گزینه Show From را کلیک کنید.(مانند شکل)


2-6 درج کادر کپی مخفی آدرس ایمیل (Cc)

پس از انتخاب گزینه New  در نوار منوی ایمیل آیکن مشخص شده را کلیک نمائید.

از زیر منوی باز شده گزینه Show BcC را کلیک کنید.(مانند شکل)

علامت‌دار کردن ایمیل‌های مهم


تفاوت Flag و Importance

از زیر منوی باز شده گزینه Show From را کلیک کنید.(مانند شکل)

 

شکل 7-1 مدیریت روندکاری روی ایمیل‌ها

شکل 7-1 مدیریت روندکاری روی ایمیل‌ها

 


Flag:

زمانی‌که یک ایمیل ارسال شد و می‌خواهید روند کاری را در مورد ایمیلی مشخص کنید، می‌توانید روی اسم ایمیل در این لیست کلیک راست کنید، سپس گزینه Flag را انتخاب کنید که دارای سه گزینه زیر می‌باشد:

Follow-Up: ایمیل‌های قابل پیگیری.

Completed: ایمیل‌هایی که روند کار برای آن‌ها اتمام یافته است.

Remove Flag: حذف Flag از ایمیل.

 

شکل 7-2 مشخص کردن درجه اهمیت ایمیل‌ها

شکل 7-2 مشخص کردن درجه اهمیت ایمیل‌ها

چاپ محتویات ایمیل‌های دریافتی


پرینت محتویات ایمیل‌های موجود

روی ایمیل مورد نظر دابل کلیک کنید (این ایمیل می‌تواند در هر کدام از پوشه‌های موجود در پنل ایمیل باشد)

پس از دابل کلیک از نوار ابزار روی آیکن مشخص شده کلیک کنید.

شکل 8-1 نوار منو

شکل 8-1 نوار منو

 

انتخاب گزینه Print از زیر منوی مشاهده شده

شکل 8-2 زیر منوی مربوط به More Icon

شکل 8-2 زیر منوی مربوط به More Icon

 

 

پیش نمایش چاپ محتوای ایمیل و انتخاب چاپگر

فوروارد ایمیل به همراه فایل ضمیمه


ارسال ایمیل دریافتی به آدرس ایمیل شخص دیگری به همراه فایل ضمیمه

روی ایمیل مورد نظر دابل کلیک کنید (این ایمیل می‌تواند در هر کدام از پوشه‌های موجود در پنل ایمیل باشد)

پس از دابل کلیک از نوار ابزار روی آیکن مشخص شده کلیک کنید.

شکل 9-1 نوار منو

شکل 9-1 نوار منو


شکل 9-2 گزینه ارسال ایمیل به دیگری با فایل ضمیمه

شکل 9-2 گزینه ارسال ایمیل به دیگری با فایل ضمیمه

نوار ابزار ویرایش متن


نوار ابزار

با هر بار انتخاب NewMail در پنل نوار ابزار را در پایین پنل مشاهده می‌کنید

کاربرد آیکن‌ها به ترتیب از سمت چپ

1-انتخاب قلم برای نوشتن

2- مانند نرم افزار آفیس ورد میتوانید قلم را توپر و مایل و زیرخط‌دار نمائید

3- کوچک کردن یا بزرگ کردن سایز نوشتاری

4- رنگ قلم را برای نوشتن تغییر دهید

5- رنگ پس زمینه را تغییر دهید

6- چیدمان متن در ایمیل به صورت راست چین- وسط چین – چپ چین

7- می توانید مانند آفیس در متن ایمیل یک لینک دلخواه را به صورت HyperLink  به متن تخصیص دهید.

8-درج شماره برای هر پارگراف

9 -درج بولت برای هر پاراگراف(می دانیم که با زدن کلید اینتر پاراگراف تولید می شود)

10- خط افقی جداکننده سطرهای نوشتاری

نکته :

همانطور که در نوار آدرس می بیند هیچ تنظیمی برای جهت نوشتاری فارسی مشاهده نمی‌کنید (معادل کلید CTRL+Shift  سمت راست یاهمان آیکن معروف در مایکروسافت ورد  دیده نمی‌شود)

جهت تنظیمات برای فارسی نویسی به فایل KB 011 مراجعه کنید.

تنظیمات فارسی نویسی


گام اول

 

گام دوم

 

گام سوم

 

 

گام چهارم


مشاهده تنظیمات فارسی در نوار ابزار

 

 

توجه :

برای نوشتن فارسی ابتدا این گزینه را فعال کنید سپس برای تایپ کلید Alt+Shift سمت راست را بفشارید تا هم نوشتن و هم جهت نوشتن فارسی شود.

درج تصویر کاربران


درج تصویر

گام اول

ارسال پاسخ خودکار


گام اول

 

گام دوم

 

گام سوم

فعال کردن گزینه  Enable out-of-office auto-responder   در پنل زیر:

 


 

تنظیم یک تاریخ بخصوص برای ارسال پاسخ اتوماتیک  (مثلا هنگام مرخصی)

 

گام اول

پس از فعال کردن گزینه  Enable out-of-office auto-responder☐   در پنل زیر روی کادر کشویی روبروی Start کلیک می کنیم.

گزینه مشخص شده را انتخاب کنید

 

گام دوم

 

 

انتخاب تاریخ شروع

 

گام چهارم

 

ایجاد گروه‌بندی ایمیل‌ها


گام اول 

 

گام دوم

 

گام سوم 

 

تعریف کردن شرط مورد نظر

 

 

 

 

 

شما به عنوان کاربر می توانید بر اساس تک تک شرکت‌ها، همکاران یک فیلتر تعریف نمائید و هنگام دریافت ایمیل از هر کدام از این گروه‌ها ایمیل به پوشه مورد نظر برود.

مثلا یک پوشه به نام Manager تعریف کنید و سپس به صورت زیر عمل کنید:

  1. انتخاب گزینه setting
  2. انتخاب تب Filter
  3. انتخاب دکمه ADD Filter
  4. در قسمت نام فیلتر عبارت Manager را تایپ کنید (فارسی یا انگلیسی فرقی ندارد)
  5. سپس از کادرهای زیر کنار عنوان Subject ☐ علامت بزنید.
  6. درکادر وسط گزینه‌ای تغییر ندهید.
  7. در کادر خالی کنار آن آدرس ایمیل مدیر را به صورت کامل بنویسید.
  8. در کادر پائین اعمال شرط بر روی گزینه‌های زیر را مشاهده می‌نمائید:
    • all incoming emails
    • incoming emails meeting any of the selected conditions
    • incoming emails meeting all the selected conditions
      • همه ایمیل‌های دریافتی
      • ایمیل‌های ورودی که هر یک از شرایط انتخاب شده را برآورده می‌کنند.
      • ایمیل‌های دریافتی که تمام شرایط انتخاب شده را برآورده می‌کنند.

گزینه b را انتخاب می‌کنید.

  1. در کادر پائین اعمال شرط بر روی گزینه‌های زیر را مشاهده می‌نمائید:
  2. .دکمه Next
  3. انتخاب گزینه Move
  4. در این قسمت از قسمت Choose Folder محل انتقال ادرس ایمیل تعریف شده را مشخص می‌کنیم.
  5. انتخاب گزینه Run this filter on messages already in☐
  6. انتخاب دکمه Finish
  7. تعریف شدن فیلتر مورد نظر و استفاده از دکمه Save & Close

مطلع‌شدن از خوانده‌شدن ایمیل‌ها در مقصد


گام اول 

 

گام دوم

 

گام سوم 

 

در صورتی‌که تنظیمات فوق را انجام بدهید بعد از ارسال ایمیل‌هایتان به مقصد، گیرنده در صورت ارسال Send Receipts شما یک ایمیل مشابه زیر در Inbox دریافت می‌کنید.

مطلع‌شدن از دریافت ایمیل‌ها در مقصد


گام اول 

 

گام دوم

 

گام سوم 

 

در صورت اعمال تنظیمات مذکور از این به بعد، پس ارسال هر ایمیل یک گزارش به شکل زیر به شمام تحویل می‌دهد.

درج نام کامل در ایمیل


گام اول 

 

گام دوم

 

گام سوم 

درج نام کامل در ایمیل


گام اول 

 

گام دوم

 

گام سوم 

آرشیو کردن در ایمیل


گام اول 

 

گام دوم

 

گام سوم 

 

 

سه روش آرشیو کردن ایمیل‌ها:

  • A single archive folder
  • Yearly archive folders
  • Monthly archive folders
  • Yearly archive folders with monthly archive subfolders
  • تمام ایمیل ها در یک پوشه بدون دسته‌بندی آرشیو می شوند.
  • تمام ایمیل‌ها بر اساس سال دسته‌بندی می‌شوند.
  • تمام ایمیل‌ها بر اساس ماه دسته‌بندی می‌شوند.
  • تمام ایمیل‌ها بر اساس ماه و سال دسته‌بندی می‌شوند.(این حالت از همه مناسب‌تر است)

مشاهده ظرفیت باکس ایمیل


گام اول 

 

گام دوم

 

الصاق یک فایل به ایمیل


روش اول


در محیط New Mail به صورت زیر عمل می‌کنیم. استفاده از دکمه insert Attachments

 

روش دوم

با استفاده از کشیدن و رها کردن

علامت ضمیمه  شدن فایل

 

پایان ضمیمه کردن فایل

ساخت یک ایمیل‌آدرس موقت


گام اول 

 

گام دوم

 

گام سوم

به ترتیب شماره‌گذاری کلیک کنید.

سپس دکمه Save را کلیک کنید.

بلافاصله در کادر بالا یک آدرس ایمیل مشاهده می‌شود که از این آدرس ایمیل بجای آدرس ایمیل خودتان استفاده کنید .

توجه داشته باشید که آدرس ایمیل ایجاد شده تنها یک نام است (برچسب) که بجای آدرس ایمیل شما استفاده می‌شود. و صندوق دریافت جداگانه‌ای ندارد.

هر ایمیلی که به این آدرس ارسال شده تا زمان انقضاء در همان صندوق دریافت خودتان وارد می‌شود.

J شما با همین راهکار ساده می‌توانید از ورود برخی از ایمیل‌های تبلیغاتی جلوگیری کنید

مشخص کردن ایمیل¬های هرزنامه یا بلک لیست


برای تنظیم یک آدرس ایمیل به عنوان اسپم یا بلاک لیست می توان دو روش زیر را انجام داد.

روش اول:

روی هر ایمیلی‌که دریافت کرده‌اید می‌توانید کلیک راست کنید و از منو گزینه:
This is Spam ارسال ایمیل انتخاب شده به اسپم
Blacklist Sender ارسال به بلاک لیست و عدم دریافت از ایمیل مشخص شده.

روش دوم:

تنظیم از پنل Settings (تنظیمات)
در محیط کاربری روی آیکن مشخص شده کلیک کنید

گام اول 

 

گام دوم

 

گام سوم

راه حل ساده‌تر:

روی ایمیل مورد نظر کلیک راست کنید گزینه This is Spamکلیک کنید.

مانند شکل زیر

ارسال ایمیل به فرستنده با محتوای کامل


ارسال ایمیل به فرستنده

روی ایمیل دریافتی دابل کلیک کنید و یا روی ایمیل دلخواه ابتدا کلیک و سپس کلید ترکیبی CTRL+R را انتخاب کنید.

 

روی آیکن مشخص شده کلیک کنید

با توجه: کلیک روی آیکن ارسال به تمام آدرس ایمیل‌های درج شده در Cc پاسخ یکسان می‌دهیم. یا کلید ترکیبی Ctrl+ Shift+R

 

 

بعد از درج متن پاسخ روی دکمه ارسال ایمیل            کلیک کنید.

خالی کردن فضای پوشه Spam و Trash


پاک کردن پوشه SPAM

به عنوان یک کاربر حرفه­ای حتما در هفته پوشه مربوط به هرزنامه­ها را چک کنید .

با حذف  هرزنامه­ها از بالا رفتن فضای استفاده شده که باعث بروز مشکلات در ارسال و دریافت­های آتی ایمیل­های شما می­شود، خودداری کنید.

روش حذف :

  • روی پوشه SPAM کلیک راست کنید.
  • گزینه Empty Folder را انتخاب کنید.

 

 

برای خالی کردن پوشه Trash

  • کلیک راست روی Trash
  • انتخاب گزینه Empty Folder

ایجاد کردن امضاء در متن ایمیل


امضاء یا  Signature

یکی از مواردی که باید در هنگام نوشتن ای‌میل‌های رسمی و آکادمیک به آن توجه داشت، بودن امضاء (Signature) در انتهای ای‌میل است.

امضای پایان ای‌میل باید به گونه‌ای باشد که در عین کوتاه بودن، بیشترین و مهم‌ترین اطلاعات مربوط به شما را به گیرنده منتقل کند.

در صورتیکه که سازمان شما سیاست خاصی جهت درج امضاء دارد بهتر است که از قوانین مربوطه تبعیت داشته باشید.

در اینجا به دور از هر گونه قاعده یا قانون خاصی صرفاً روش ایجاد امضاء ذکر می‌گردد.

 

پس از باز شده پنجره Settings به ترتیب شماره‌ها کلیک کنید

 

پس ازکلیک روی دکمه    کادر زیر مشاهده می‌شود.

 

نمونه امضاء ایجاد شده

ایجاد کردن امضاء در متن ایمیل


امضاء یا  Signature

یکی از مواردی که باید در هنگام نوشتن ای‌میل‌های رسمی و آکادمیک به آن توجه داشت، بودن امضاء (Signature) در انتهای ای‌میل است.

امضای پایان ای‌میل باید به گونه‌ای باشد که در عین کوتاه بودن، بیشترین و مهم‌ترین اطلاعات مربوط به شما را به گیرنده منتقل کند.

در صورتیکه که سازمان شما سیاست خاصی جهت درج امضاء دارد بهتر است که از قوانین مربوطه تبعیت داشته باشید.

در اینجا به دور از هر گونه قاعده یا قانون خاصی صرفاً روش ایجاد امضاء ذکر می‌گردد.

 

پس از باز شده پنجره Settings به ترتیب شماره‌ها کلیک کنید

 

پس ازکلیک روی دکمه    کادر زیر مشاهده می‌شود.

 

نمونه امضاء ایجاد شده

استفاده از تقویم فارسی در محیط کاربری ایمیل


فارسی‌سازی محیط کاربری

برای این‌که محیط فارسی را صفحه کاربری استفاده کنید می‌بایست مسیر زیر را انتخاب کنید.

 

پس از باز شده پنجره Settings

حتما دکمه Save& Close  را کلیک بفرمائید.