هرچه جهان رو به جلو می رود سرعت و دقت در کنترل تمامی پارامترهای دخیل در جامعه بیشتر می گردد و مدیران برای بالا بردن بهره وری سیستم تحت نظارت خود ناگزیر به استفاده از ابزارهای دقیق و کارآمد می باشند. بهره وری در سیستم به عوامل گوناگون مانند سرعت انجام کار، کاهش هزینه ، سودآوری بیشتر، تولید اجناس با کیفیت ، راحتی پرسنل و کاربران و مشتریان و … می باشد.
نحوه عملکرد ورود و خروج پرسنل یکی از نیازهای مهم مدیران برای نظم بخشیدن و اطمینان از عملکرد کارکنان است. همچنین چگونگی پرداخت منظم، دقیق و موثرحقوق کارکنان نیز امری مهم در روشهای مدیریتی روز دنیاست. با بزرگتر شدن مجموعه و افزایش تعداد پرسنل، کنترل افراد کاری بس مشکلتر خواهد بود بدین ترتیب، نیاز به یافتن راه حل مناسب را بیشتر نمایان میکند. در این راستا سیستم های حضور و غیاب در انواع مختلف طراحی شده اند و با ارائه امکانات مختلف این بخش از نیاز مدیران را مرتفع میکنند.
به طور کلی خرید دستگاه حضور و غیاب برای مدیران صرفه اقتصادی بسیاری دارد زیرا این سیستم با کنترل دقیق ورود و خروج درصد خطای محاسبات حقوق در پایان ماه را به صفر رسانده و با توجه به میزان کارکرد پرسنل مدیران می توانند آمار کاملی از مدت زمان کسر کار یا اضافه کار پرسنل خود را داشته باشند. از جمله مواردی که مدیران را به خرید دستگاه حضور و غیاب ترقیب می کند عبارتند از:
کنترل دقیق ورود و خروج پرسنل
عدم دخالت افراد غیر مسئول
کنترل دقیق اضافه کار و کسر کار
برگشت هزینه دستگاه پس از صدو بیست روز (با ۱۰ نفر پرسنل)
برگشت هزینه دستگاه پس از بیست و سه روز (با ۵۰ نفر پرسنل)
سهولت در محاسبه حقوق و دستمزد پرسنل
نگهداری آرشیو کاملی از ورو و خروج پرسنل و …